RETEX : Geopost structure sa gouvernance IT autour de routines rigoureuses pilotées par sa PMO

La fonction PMO IT chez Geopost repose sur un périmètre étendu. Les équipes IT sont réparties sur quatre pays (France, Hongrie, Pologne, Lettonie) et pilotées via un référentiel commun, Project Monitor, accessible en continu depuis le poste de la PMO. Ce contexte géographique implique la prise en compte de contraintes spécifiques, comme la gestion de jours fériés hétérogènes, l’usage unique de l’anglais dans l’outil PPM, ou encore la variété des pratiques de gestion de projet.

« Dans la logistique internationale, il faut aller vite. On ne peut pas se permettre de repousser un projet pendant des mois. La réactivité est essentielle. »

La réactivité est également illustrée par le déploiement de Project Monitor, réalisé en quelques semaines. Cet outil constitue la source unique de vérité pour toutes les activités IT. Il est au cœur de la coordination, de la saisie des temps à la prise de décisions stratégiques. Laure Omnes insiste : « Être PMO IT, c’est beaucoup de rigueur. Chaque mois, il y a des étapes très précises à respecter : saisie des temps, clôture mensuelle, vérifications. Sans cette discipline, on perdrait rapidement en fiabilité. »

Une gouvernance structurée autour de rituels mensuels

Avec plus de 465 ressources au sein de la DSI, le suivi des temps est un pilier central de l’activité PMO. Chaque fin de mois, les collaborateurs IT saisissent leurs temps dans Project Monitor. À J+2, la clôture permet d’engager les processus de contrôle : cohérence avec les factures, vérifications d’imputation. Ces données valorisées atteignent plusieurs millions d’euros par mois.

« Project Monitor, c’est vraiment notre « single source of truth ». Si une activité n’existe pas dans Project Monitor, alors pour moi, elle n’existe tout simplement pas au sein du groupe IT. »

La gouvernance IT repose également sur deux comités structurants : le Demand Committee, qui arbitre mensuellement les nouvelles demandes via une estimation rapide des charges (méthode des tailles de t-shirt), et le Portfolio Committee, qui s’appuie sur 22 méta-programmes pour suivre le portefeuille projets à un niveau stratégique. Outre ces rituels, la PMO IT anime plusieurs instances : IT Steering Committee, Business Review, Forecast Review. Ces réunions régulières permettent de suivre les charges, les prévisions et de maintenir l’alignement entre les équipes projet et les unités d’affaires. La formation continue des chefs de projet et la maintenance de l’outil PPM font aussi partie des responsabilités quotidiennes de la PMO.

Rigueur des pratiques, fiabilité des données, amélioration continue

Les bénéfices de cette organisation sont nombreux : fiabilité des imputations, qualité des données, optimisation financière. L’analyse des données issues de Project Monitor permet à la DSI de Geopost d’identifier rapidement les écarts, de réaffecter les ressources ou de prévenir des dérives budgétaires.

« Mon rôle, c’est aussi d’analyser en profondeur les données de Project Monitor, pour donner du sens aux chiffres. Derrière ces données, il y a une réalité opérationnelle concrète. »

Face aux risques de dépendance à une seule personne, Geopost a renforcé récemment l’équipe PMO IT pour assurer une continuité en cas d’absence. Cette démarche participe à une meilleure résilience et à une structuration plus pérenne du pilotage des projets. Enfin, un enjeu constant est celui de l’adaptabilité. Pour rester pertinentes, les routines doivent évoluer en fonction des besoins terrain. Cela nécessite une posture équilibrée de la part de la PMO : exigeante mais aussi facilitatrice. « Être PMO IT, c’est beaucoup de rigueur. […] Mais il est aussi primordial de rester dans un rôle de facilitateur, d’accompagner les équipes et de leur montrer que toutes ces routines sont au service d’une meilleure efficacité opérationnelle. »

Une fonction au cœur du pilotage stratégique IT

Le témoignage de Laure Omnes révèle un quotidien dense, rythmé par des routines structurantes, mais aussi en constante évolution pour répondre aux enjeux métiers. Dans un secteur logistique soumis à des contraintes fortes, cette approche permet à Geopost de conjuguer précision opérationnelle et réactivité stratégique.

« L’un des défis importants aujourd’hui, c’est d’éviter que toute la connaissance du processus ne repose que sur une seule personne. »

Enfin, lorsqu’on l’interroge sur sa fonctionnalité préférée dans Project Monitor, Laure Omnes cite le Data Talk : « Ma fonctionnalité préférée est le Data Talk, car il me permet d’obtenir rapidement un montant total de jours-hommes, sur une période donnée, pour une équipe, un fournisseur ou encore un programme. »

Photo : Laure Omnes (compte Linkedin)

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