Les 5 pièges à éviter pour une GED réussie, décryptés par Toshiba TFIS

La mise en place d’un projet de GED comporte des défis et des pièges à éviter. Dans ce nouvel avis d’expert ChannelBiz, Toshiba TFIS, spécialisé dans les solutions d’impression et de dématérialisation, partage ses 5 conseils clés pour éviter les erreurs les plus courantes et transformer la gestion documentaire en un atout stratégique pour l’entreprise.

Piège #1 : Ne pas identifier les besoins des utilisateurs

Problème : Ignorer les besoins et attentes des utilisateurs internes et externes peut mener à une adoption faible et à une résistance au changement.

Solutions : Recueillir les besoins des utilisateurs en utilisant des enquêtes, interviews et ateliers pour comprendre les attentes et les défis des utilisateurs finaux. Cela garantit que la solution de GED répondra à leurs besoins réels. Il est important d’identifier les usages métiers dont vous avez besoin pour faire évoluer vos GED au fur et à mesure : commerce, finance, administration, RH… Enfin, un bon accompagnement réduit la courbe d’apprentissage et favorise une adoption efficace, augmentant ainsi le succès du projet de GED.

Piège #2 : Manque de stratégie de transformation et de planification

Problème : L’absence d’une stratégie de transformation formalisée et sa planification peut gravement compromettre un projet de GED. Sans une vision claire et des objectifs définis, un échéancier, le projet risque de dériver, entraînant des dépassements de budget, des retards et une adoption insuffisante par les utilisateurs.

Solutions : Définir des objectifs clairs, spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis (selon la méthode SMART). Cela permet de guider le projet et d’évaluer son succès. Pour les mettre en place, il faut également créer un plan de projet incluant les étapes clés, les ressources nécessaires, les délais et les responsabilités. Une feuille de route claire aide à maintenir le projet sur les rails et à anticiper les obstacles. Le succès réside aussi dans l’implication des parties prenantes dès le début du projet, qu’ils soient utilisateurs finaux, responsables de département ou encore membre de la direction. Leur engagement et leurs retours sont cruciaux pour assurer que la solution de GED réponde aux besoins de tous et soit adoptée efficacement.

Piège #3 : Sous-estimer les résistances internes

Problème : La peur de la nouveauté peut nuire à l’adoption d’une solution de GED. Une mauvaise gestion du changement entraîne souvent une résistance des employés, une baisse de productivité et un retour aux anciennes méthodes.

Solutions : Élaboration d’un plan structuré de gestion du changement incluant les étapes clés, les ressources nécessaires et les délais pour la mise en œuvre. Le plan doit identifier les impacts sur les différents départements et prévoir des stratégies pour atténuer les résistances. Il existe plusieurs techniques pour encourager l’adhésion et la participation des employés comme la communication (informer régulièrement les employés des avantages et des progrès du projet de GED), la formation (proposer des sessions de formation pour familiariser les utilisateurs avec la nouvelle solution), l’implication (impliquer les utilisateurs clés dès le début du projet pour qu’ils se sentent investis dans le processus, recueillir leurs retours et ajuster le projet en conséquence) et le support continu (mise en place d’un support technique et de ressources d’aide accessibles pour accompagner les utilisateurs pendant et après la transition).

Piège #4 : Choisir une solution non adaptée et sans l’accompagnement d’un expert

Problème : Opter pour une solution de GED inadaptée aux besoins de l’entreprise, non évolutive, ou ne pas se faire accompagner peut entraîner des inefficacités, des coûts supplémentaires et une faible adoption.

Solutions : Évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise, tels que la facilité d’utilisation, la compatibilité avec les systèmes existants, et les fonctionnalités requises. Pour ce faire, les démonstrations et les essais gratuits permettent de tester les solutions potentielles afin de comparer plusieurs options pour s’assurer qu’elles répondent aux besoins de l’entreprise avant de prendre une décision finale. L’accompagnement par des entreprises spécialisées en GED permet également aux entreprises de bénéficier d’une plus grande expertise et de garantir le choix d’une solution adaptée à vos besoins et contraintes.

Piège #5 : Négliger la sécurité et la conformité

Problème : Négliger la sécurité des données et la conformité réglementaire peut entraîner des risques majeurs pour l’entreprise, comme des violations de données, des pertes financières et des atteintes à la réputation.

Solutions : Utiliser des technologies de chiffrement et de contrôle d’accès stricts pour protéger les données sensibles à la fois en transit et au repos, ainsi seules les personnes autorisées peuvent accéder à certains documents. Adopter des solutions respectant les standards de sécurité de l’information, comme la norme ISO 27001, et réaliser des audits réguliers pour identifier de possibles vulnérabilités permettent également d’assurer une meilleure sécurité. En parallèle, les sauvegardes régulières des documents pour prévenir les pertes de données en cas d’incidents sont également primordiales. Les entreprises doivent également s’assurer de respecter le cadre légal avec les réglementations en vigueur, à l’image du RGPD.