Quel avenir pour les professionnels de la gestion des archives ? (tribune)

Les professionnels de la gestion des archives et de l’information occupent une place centrale dans la stratégie de gestion de l’information d’une entreprise.

Ce sont eux qui savent le mieux quelles sont les informations disponibles, qui y a accès, qui les a effectivement consultées, où ces informations sont conservées, avec quelles garanties de protection et quand les détruire. Ces activités sont essentielles pour protéger efficacement l’information et permettre aux entreprises de l’exploiter pleinement.

Mais le monde qui entoure ces professionnels de l’information est en train de changer, tout comme leur rôle et leur influence. L’information se décline aujourd’hui en de multiples formats, numériques pour la plupart. C’est ce qui explique que l’on confie le plus souvent la responsabilité de gérer l’information numérique au service IT.

A l’occasion d’une étude récente, en Europe et aux Etats-Unis, Iron Mountain a souhaité interroger des archivistes et des professionnels de l’information pour savoir ce qu’ils pensent de l’évolution rapide du paysage de l’information et à quel point ils se sentent prêts à satisfaire les futures demandes. Il ressort de cette étude que la profession traverse des bouleversements majeurs et irréversibles, qui appellent à une réflexion en profondeur, sans quoi elle pourrait bien devenir marginalisée.

Donner de la valeur à l’information

La moitié (49 %) des responsables de l’information en Europe sont convaincus que leur rôle et leurs responsabilités ont beaucoup évolué ces cinq dernières années. Professionnels de l’information et des archives et dirigeants d’entreprise s’accordent sur les grandes tendances constatées et sur les compétences prioritaires jugées utiles à l’avenir. Ils conviennent également qu’il existe un déficit de compétences dans quelques-uns des domaines les plus importants.

Interrogés sur la compétence numéro 1 attendue des archivistes dans les prochaines années, les professionnels de l’information et les dirigeants ont confirmé la nécessité d’extraire davantage de valeur de l’information, devant les compétences liées à la maîtrise des processus et de la technologie.

En tête de liste arrive ainsi la capacité à apporter de la valeur ajoutée à l’information par l’analyse et la mise en contexte, choisie par 28 % des professionnels de l’information européens et par 30% de leurs employeurs. A la seconde place, on trouve la nécessité d’une vision et d’une conscience des objectifs stratégiques, pour 23 % des professionnels de l’information et 29 % des chefs d’entreprise.

Ces résultats montrent que les professionnels de l’information et des archives comprennent la nécessité d’élargir leurs compétences pour mieux s’aligner sur la stratégie de l’entreprise ; or c’est justement là que beaucoup concentrent des lacunes. Près de 40% des archivistes et de leurs employeurs estiment qu’il existe une marge d’amélioration des compétences de vision et de conscience des objectifs stratégiques ; 45% des chefs d’entreprise et 38% des archivistes pensent également qu’il sera nécessaire de perfectionner la capacité à apporter de la valeur ajoutée à l’information par l’analyse et la mise en contexte.

Les fondamentaux ne suffisent plus

En troisième place viennent les compétences liées à la sécurité et à la conformité, effectivement vitales dans un monde de la connaissance, réglementé et basé sur le Cloud, où une erreur humaine ou une malveillance peut suffire à révéler des informations confidentielles. Ce sont les compétences les plus importantes d’un cinquième des professionnels de l’information et des archives (21 %) contre 12 % des chefs d’entreprise, et près d’un tiers estiment qu’il y a matière à perfectionner ces compétences spécifiques.

Les professionnels des deux catégories prennent au sérieux l’efficacité de communication des équipes entre elles et avec les services de l’entreprise, c’est même la priorité numéro 1 de 13 % des répondants et ils sont un tiers à considérer que les actuels niveaux de compétences laissent à désirer.

L’accessibilité de l’information est prioritaire pour 6 % dans les deux groupes ; tandis que la compréhension de la transformation numérique compte plus pour les professionnels de l’information (17 %) que pour les chefs d’entreprise (4 %).

Il ressort de cette étude que les principes fondamentaux de la gestion de l’information tels que pratiqués par les professionnels et les archivistes vont perdurer, mais qu’ils ne se suffisent plus. Ces derniers vont devoir apprendre à apporter de la valeur ajoutée à l’information par l’analyse et la mise en contexte et à faire preuve d’une bonne compréhension des enjeux stratégiques de leur entreprise.

Pour aider leur entreprise à valoriser pleinement l’information, les professionnels de ce domaine ou les archivistes vont devoir se réinventer et se muer en professionnels multi-casquettes, aptes à travailler en équipe, en accord avec les objectifs stratégiques de leur entreprise. Ils vont devoir se prendre en main et se former en veillant à se rendre eux-mêmes ainsi que leurs contributions plus visibles de la direction, des différents décideurs et de leurs collègues.

De leur côté, les chefs d’entreprise vont devoir s’intéresser aux capacités des professionnels de l’information et les aider à acquérir de nouvelles compétences, mais aussi sensibiliser l’ensemble des services de l’entreprise au rôle et au potentiel de valeur ajoutée des responsables des archives et de l’information.