Le pilotage de la fonction achat : oui, mais avec objectivité (avis d’expert)

La gestion des achats est toujours une source d’attention pour l’ensemble des entreprises, de la TPE aux grands comptes. En effet, ce poste nécessite une vigilance particulière dans la mesure où il engage des dépenses régulières qui doivent permettre à l’entreprise de maximiser son ROI. Le pilotage de la fonction achats est donc incontournable. La perception n’est pas envisageable, il est fondamental de s’appuyer sur des données précises.

En ce sens, l’utilisation d’outils innovants et collaboratifs peut accompagner les directions achats dans la bonne exécution de leurs missions. Les technologies de BI agiles se positionnent alors comme un précieux atout pour les collaborateurs.

Dans ce contexte, le directeur achats dispose d’outils prévisionnels et de rapports détaillés sur l’activité de l’entreprise lui permettant d’orienter de la meilleure façon possible sa stratégie d’achat.

Bien entendu, pour remplir sa mission, la solution doit pouvoir intégrer aisément des paramétrages métiers pertinents comme la gestion des contacts, l’analyse des fournisseurs, la gestion des approvisionnements, mais aussi une vue sur les consultations réalisées. Il est alors aisé d’avoir un suivi permanent du processus achat, afin de pouvoir apprécier les tendances, les indicateurs-clés, et d’être toujours plus performant.

La mise en place d’un tel dispositif doit être pensée en collaboration entre les équipes achats et les fournisseurs de solutions du marché. Il est nécessaire de paramétrer les bons indicateurs et d’associer les utilisateurs finaux au projet pour accélérer le cycle d’appropriation de l’outil.

On notera également qu’une approche Cloud des solutions utilisées est une donnée importante dans la mesure où elle rend moins complexe les aspects techniques qui n’incombent pas au client, mais à l’éditeur. Nous sommes alors réellement dans la mise en place d’une approche et d’une solution métier dédiée aux achats.

En tant qu’outil collaboratif, une plateforme de pilotage de la fonction achat permet aussi aux utilisateurs de partager leurs indicateurs et tableaux de bord avec d’autres personnes au sein de l’organisation et donc de mieux communiquer en interne sur la pertinence des investissements réalisés notamment auprès des organes de direction exécutifs.

La Business Intelligence est donc un outil de productivité important qui permet aux acheteurs de travailler dans de bonnes conditions et de prendre des décisions pragmatiques. L’ensemble de la gouvernance est alors largement amélioré.