PME : 4 conseils clés pour se lancer dans la mobilité (avis d’expert)

Les smartphones connectés, les tablettes tactiles et les forfaits data illimités ont profondément bouleversé le paysage technologique. Les entreprises doivent faire face à des actifs technophiles, dont les pratiques multi-connectées (3,6 devices à disposition en moyenne, selon le « Baromètre des actifs connectés @work 2013 » mené par l’Ifop pour Sage) ont aiguisé les exigences technologiques. D’ailleurs, 60% des actifs équipés d’un smartphone ou d’une tablette utilisent des applications professionnelles. Impulsé par le BYOD (bring your own device : l’utilisation d’équipement personnel pour un usage professionnel) et soutenu par le développement des services Cloud, la mobilité dans les pratiques professionnelles s’accentuera encore dans les années à venir.

Dès lors, les entreprises ont plus que jamais besoin de comprendre les métiers, les besoins et les contraintes de leurs salariés, afin d’adapter leur stratégie et d’apporter les réponses adéquates. D’autant que, véritable projet d’entreprise, la mobilité peut améliorer l’efficacité et la réactivité des principales fonctions commerciales, techniques ou managériales.

Lors du Mobile World Congress 2014, Avanade (1) a indiqué que si 83% des entreprises françaises avaient déjà ou allaient intégrer dans les deux années à venir la mobilité comme une initiative clé, 49% d’entre elles déclaraient ne pas avoir de stratégie mobile cohérente notamment sur la manière dont les applications sont déployées, maintenues et sécurisées. Ce virage technologique est particulièrement lent pour les PME, pourtant en quête permanente de productivité et de rentabilité.

Créer l’adhésion de vos collaborateurs

Avant d’envisager d’équiper ses salariés en outils mobiles, il est impératif d’évaluer leur motivation à les utiliser. Vos salariés utilisent-ils déjà ces équipements à titre personnel ? Sont-ils adeptes du BYOD ? S’expriment-ils spontanément sur les bénéfices de ces appareils mobiles ? Des réponses positives à ces questions faciliteront le passage à la mobilité.

L’âge moyen des salariés de l’entreprise est également à prendre en compte. La génération Y (20-35 ans), soit environ 40% des actifs en 2015, est plus accro que ses aînés à l’adoption de nouvelles technologies, grâce à sa maîtrise intuitive de ces dernières. Les collaborateurs moins familiarisés avec les technologies auront, quant à eux, besoin de percevoir rapidement le bénéfice qu’ils pourront tirer de ces équipements.

Par ailleurs, une PME qui cherche à recruter de nouveaux talents, devrait elle aussi penser à s’équiper avec des outils innovants afin d’attirer et de fidéliser les jeunes actifs. La guerre des talents engendre une pression importante pour les entreprises, à une période de concurrence sans précédent. Ces dernières doivent veiller à proposer à leurs employés les technologies les plus récentes et adéquates, car les candidats de la génération Y y sont très sensibles.

Comprendre les besoins métier de vos utilisateurs

Intraentreprise ou extraentreprise, le nomadisme des salariés est un phénomène croissant, en France. 70% des cadres travaillent en dehors de leur entreprise, 10 à 15% des salariés sont concernés par le télétravail, et plus globalement, 1 milliard de travailleurs dans le monde sont nomades dans le cadre de leur travail (1). Qu’ils doivent assurer des déplacements réguliers ou ponctuels, si ces salariés n’ont pas les moyens de consulter ou partager l’information en mobilité, ils devront attendre de revenir à leur poste de travail. Cette perte de temps impacte la réactivité et la productivité de l’entreprise.

Garantir l’interactivité et l’accès immédiat, n’importe où et n’importe quand depuis n’importe quel appareil (« ATAWAD : « Anytime, Anywhere, Any Device ») aux informations essentielles de l’entreprise est l’enjeu majeur de la mobilité. Renforçant l’image d’agilité et de modernité de l’entreprise vis-à-vis de ses interlocuteurs externes, cet accès en temps réel aux données de l’entreprise peut être un levier de compétitivité déterminant.

Dès lors, il est essentiel d’identifier les salariés concernés et de connaître leur métier afin d’optimiser la gestion des processus de bout en bout. On pourra alors définir en collaboration avec eux les fonctionnalités dont ils ont besoin.

La pérennité des solutions techniques choisies, la compatibilité avec le plus grand nombre de solutions techniques, la prise en compte de la sécurité de bout en bout, sont des gages de réussite indispensables, sur le moyen et long terme, d’un projet de mobilité.

Etudier les investissements nécessaires

Si le dirigeant de PME détermine que l’usage de la mobilité dans son entreprise peut lui être profitable, il devra s’intéresser à la problématique de l’équipement matériel et applicatif : type et nombre de terminaux mobiles nécessaires et apps à mettre en place.

Autre alternative : l’entreprise pourra se limiter à un déploiement total ou partiel d’apps en mode BYOD, pour restreindre les coûts. Cette dernière n’est pas toujours aisée en raison de la diversité des OS (iOS, Android, Windows Phone, BlackBerry) des appareils mobiles utilisés par les salariés et des mesures de sécurité informatique à mettre en place pour protéger les données de l’entreprise.

Par ailleurs, lors du choix d’une application mobile, l’entreprise doit tenir compte de trois critères clés :

– Une application mobile n’est pas la « mise à disposition » d’une application back-office (exemple : saisie des comptes rendus), mais une extension intégrée de multiples applications existantes ou à venir, prenant en compte les contraintes de la mobilité.

– Une application mobile doit être dotée d’une interface ergonomique simple, facile à prendre en main.

– Une application mobile doit pouvoir évoluer indépendamment des applications back-office auxquelles elle est liée car elles ont des cycles de vie différents.

Prendre en compte les enjeux d’organisation et de sécurité

Au-delà des aspects techniques, la mobilité en entreprise amène également de nouveaux enjeux d’organisation et de sécurité. En effet, l’introduction de la mobilité au sein de l’entreprise inclut des terminaux mobiles, un ou plusieurs réseaux sans fil, une plate-forme dédiée aux services de mobilité et une intégration avec les applications existantes du système d’information de l’entreprise. Dès lors, elle nécessite de prévoir une sécurité de bout en bout pour cette infrastructure, en assurant l’intégrité des échanges dans les environnements mobiles, la confidentialité des données et la sécurité au niveau de chaque terminal.

Pour ce faire, l’entreprise devra mettre en place une politique globale de sécurité, au sein du système d’information de l’entreprise, lors du déploiement de son infrastructure de mobilité. En complément, elle devra définir des procédures précises sur l’utilisation des terminaux mobiles, en rendant obligatoire par exemple l’authentification de l’utilisateur sur le terminal, le cryptage des données embarquées, la confidentialité des échanges entre le terminal et le système d’information. Autant de mesures qui permettent de limiter déjà considérablement les risques.