Avis d’expert : calculer le ROI de la dématérialisation de ses factures

Pour calculer le ROI de la dématérialisation de ses factures, Eric Wanscoor, président de Qweeby explique qu’il faut tout d’abord connaître le coût de ses factures papier.

« Le coût des factures papier est plutôt facile à calculer : coût des fournitures (papier, enveloppes, toner d’impression…), affranchissement, coût des équipements mobilisés (imprimante, machine à mettre sous-pli, machine à affranchir…), énergie consommée par ces équipements… Il convient bien entendu d’adapter le coût des équipements à la part des factures dans leur utilisation.

Dans ce calcul, il faut tenir compte :

1- des factures éditées en double ou triple exemplaires envoyés à des destinataires différents ou à des contacts distincts chez le même client

2- des envois de duplicatas. Il faut également intégrer le coût de production, classement et conservation du double original de la facture.

A cela s’ajoute le temps humain pour réaliser et surveiller le processus. En effet, l’imprimante, les machines à affranchir ou à mettre sous-pli requièrent des manipulations et la proximité active d’un intervenant. Ce temps doit être pris en compte, tout comme le temps passé régulièrement à remettre ces équipements en état (bourrages, arrêts intempestifs durant le traitement…).

Un calcul analytique permet d’arriver à un coût unitaire de « matérialisation » des factures de l’ordre de 1,10 à 1,45 € pour une facture d’une page imprimée sur papier à en-tête couleur. Ce coût croit avec le nombre de pages, et tend même à exploser dès que la facture dépasse les 5 ou 6 pages. Un outil de calcul est disponible en ligne : www.coutfacture.qweeby.com.

Par contre, les temps consommés à établir la facture, à en gérer le recouvrement et à en traiter le paiement ne sont pas intégrés au calcul puisqu’ils sont indépendants de la forme de la facture. »

Le président de Qweeby continue en expliquant qu’il faut ensuite préciser les contours de son projet de dématérialisation. « L’ampleur du gain lié à la ‘non-matérialisation’ des factures client dépend de deux inducteurs : le coût des factures électroniques et leur part dans le nombre total des factures émises.

Le premier inducteur est déterminé par les tarifs de l’opérateur retenu. Il conviendra d’analyser ces tarifs avec attention pour valider leur adaptation au cas de l’entreprise. Par exemple, si une grande part des factures émises le visent plusieurs destinataires ou requièrent l’envoi fréquent de duplicatas, il faudra examiner si ces points donnent lieu à facturation et dans quelles conditions.

Le second inducteur dépend du portefeuille de clients, de la nature du service proposé par l’opérateur ET des interconnexions disponibles. Ainsi, un opérateur qui propose juste de promener des PDF par e-mail n’offre pas un service de nature à faciliter l’acceptation enthousiaste par les clients. Par contre,  un opérateur qui convertit la facture en flux de données exploitables par le récepteur apportera un service utile au récepteur, qui sera plus enclin alors à accepter. De même, un opérateur qui transmet uniquement les factures par mail ne permettra pas la même emprise de la dématérialisation sur le total des factures, qu’un opérateur interopérable disposant de nombreuses interconnexions, facilitant le déploiement rapide et large de la dématérialisation.

A cela s’ajoutent les coûts de mise en œuvre et les coûts d’acquisition du certificat de signature et d’activation de l’archivage probatoire des flux émis (s’ils ne sont pas inclus dans les coûts unitaires).

Notons que nous nous limitons ici à la seule dématérialisation et n’intégrons pas le potentiel de l’éventuelle externalisation en courrier industriel des factures « matérielles » ou à l’application de l’instruction fiscale n4c du 11 janvier 2007 autorisant la dématérialisation sous certaines conditions du double original des factures émises papier.

La dématérialisation fiscale des factures clients va apporter des bénéfices indirects nombreux et réels. Souvent plus qualitatifs que quantitatifs, ces bénéfices doivent être pris en compte dans le ‘business case’ de la mise en œuvre de la dématérialisation :

–          Rapidité de transmission.

–          Traçabilité de la transmission.

–          Facilité d’accès aux doubles originaux des factures émises.

–          Réponse à des clients demandeurs de facture dématérialisée.

–          Envois multiples des factures à coût modéré.

–          Simplicité et facilité d’envoi de duplicatas.

–          Bénéfices clients. »

Au final, Eric Wanscoor conclut, en calculant le gain et le ROI. « Le Retour sur Investissement (ROI) de l’opération est le ratio entre l’économie permise et le coût de la mise en œuvre de la dématérialisation. Il faut donc commencer par calculer l’économie permise par la dématérialisation, soit l’écart entre le coût des factures papier et le coût des factures électroniques.

Prenons par exemple une entreprise qui envoie 30 000 factures par an pour un coût tout compris (double original, envois multiples, duplicatas…) de 41 000 €, soit 1,36 € la facture. En considérant que la mise en œuvre de la dématérialisation coûte dans son cas 2 000 €, et que la première année la dématérialisation concernera 30 % des factures pour un coût unitaire de 0,29 € la facture.

Le calcul se présente ainsi :

–          Economie permise : 41 000€ – ((30 000 x 30 % x 0,29€) + (30 000 x 70 % x 1,36€)) = 9 830 €

–          Retour sur investissement : 9 830 € / 2 000 € = 491 %

–          Temps de récupération de l’investissement : 2 000 € / (9 830 € / 12 mois) = 2,44 mois

Plus la part dématérialisée croit, plus le gain est important. Avec un déploiement de 45 % la première année, le gain est de 14 645 €, soit un ROI de 732 % et un temps de récupération de 1,63 mois.

Combien de projets présentent un tel potentiel de ROI ? »