Le e-learning bureautique : moteur de la transformation vers l’entreprise 2.0 ?

Par Xavier Sillon, Président fondateur de Vodeclic

De nombreuses enquêtes font référence aux évolutions technologiques que subissent les entreprises  et leurs corollaires, les nouveaux modèles de travail qui s’instaurent lentement, mais sûrement. Les grands éditeurs tels que Microsoft, Google, Adobe, Apple ou Salesforce… pour n’en citer que quelques-uns, l’ont bien compris. Ils se sont d’ores et déjà positionnés comme les « accélérateurs » de la mutation technologique au service de la productivité des entreprises.

Chaque jour voit son lot d’annonces : Microsoft pour l’arrivée de Windows 8.1 ou la version tactile la suite bureautique Office 365 ; Google et l’intégration de Google+ à ses Apps for Business ; Adobe avec sa célèbre suite créative dans le cloud… Et demain, Microsoft arrête le support Windows XP ! Ces grandes tendances telles que le Cloud, les Réseaux Sociaux d’Entreprises, le BYOD… sont quasiment toujours présentées sous les angles technique, juridique et économique… La parole n’est donnée presque exclusivement qu’aux DSI.

Mais qu’en est-il des utilisateurs ? Comment les entreprises gèrent-elles le changement ? Comment s’assurent-elles que leurs collaborateurs, qu’ils soient de la génération « Y » ou non, s’approprieront rapidement et efficacement ces nouveaux environnements de travail ?

La réponse est évidemment dans la mise en place d’une solution de formation aux outils bureautiques d’aujourd’hui et de demain, qui soit à la fois anticipative, flexible, agile et mobile. La formation aux outils bureautiques est redevenue incontournable, au vu du nombre de nouvelles versions et de nouveaux produits qui arrivent sur le marché chaque année, voir chaque trimestre.

Dans le cadre de migrations importantes, les Directions Générales et Directions des Ressources Humaines n’inscrivent pas, ou peu, la formation des salariés dans leur plan global. Celle-ci apparaît en fin de projet, comme un mal nécessaire ! La formation est subie, aussi bien par les entreprises que par les collaborateurs, parce qu’elle est encore aujourd’hui chère et inadaptée au cadre de travail.

Le manque de compétences en bureautique des salariés, est sans nul doute un frein à la compétitivité des entreprises, qui pourtant, n’en mesure pas le niveau !

Pour répondre à cette problématique, il faut avoir une démarche que je qualifierais d’anticonformiste, et qui met l’utilisateur au centre d’un processus de liberté et d’adaptabilité qui lui permet de s’approprier son propre programme de formation. Outre le fait que cette démarche s’inscrive parfaitement dans les nouveaux usages et comportements au travail, celle-ci valorise et responsabilise les collaborateurs, autant que l’entreprise elle-même, qui démontre ainsi sa volonté d’innovation et sa modernité.

Quels sont les critères de choix pour une e-formation bureautique efficace, au ROI mesurable et rapide ?

1.     L’universalité : le besoin de compétences en bureautique est comme l’ADN : il est unique pour chacun des 2 milliards d’utilisateurs des nouvelles technologies dans le monde. C’est pourquoi, l’entreprise doit faire le choix de l’exhaustivité et de la mise à jour constante des ressources pédagogiques, qui doivent être actualisées au rythme des nouveautés. Cela permet à chaque utilisateur de choisir de se former sur les logiciels ou applications qui lui sont utiles.

2.     La flexibilité : les gains de productivité obtenus par l’usage des nouvelles technologies sont à l’origine de nouvelles façons de s’organiser, de travailler, et de se former. La solution de e-learning choisie doit permettre aux utilisateurs de se former à leur rythme, de façon flexible, tout en prenant en compte leurs contraintes d’organisation professionnelles ou personnelles.

3.     L’illimité : dans un monde instantané, l’accès à l’information pédagogique doit être instantané et au moment où la personne en a le besoin, quelle que soit l’expression de ce besoin. Le modèle désuet de la formation en bureautique proposé à l’acte, pour 1 heure, 3 heures, 1 journée ou 2 journées, n’est plus d’actualité ! L’accès à la solution doit tout simplement être illimité, 24h/24 et 7j/7.

Pour survivre, l’entreprise doit s’inscrire en rupture avec la formation bureautique traditionnelle bloquée par la philosophie désuète de l’unité de temps et de lieu !

A propos de l’auteur

Avant de créer Vodeclic en 2007, Xavier a créé en 2004 la première société en France à proposer des prestations de formations bureautique à domicile. Il a travaillé auparavant plus de 10 ans dans des sociétés de services de premier plan à dimension internationale.