BYOD : 3 réponses au casse-tête de l’impression

Par Daryl Miller, VP of engineering, Lantronix

Depuis toujours, imprimer en dehors de son propre réseau a toujours été un problème. Le casse-tête atteint de nouveaux sommets en ces temps de consumérisation de l’IT, où les tablettes et smartphones sont devenus des outils professionnels au quotidien.

Malgré la popularité de l’iPad, désormais reconnu comme un véritable levier de productivité, les terminaux mobiles ne sont toujours pas capables-ou si peu-de se connecter à une imprimante !

Jusque-là, les nomades contournaient le problème en stockant les fichiers sur une clé USB, afin de pouvoir le donner à quelqu’un qui a accès une imprimante, à la réception d’un hôtel par exemple.

Avec un portable, un smartphone, tout se complique. Comment l’appareil peut reconnaître et se connecter à l’imprimante, comment peut-il transmettre les données et la commande d’impression, comment le configurer de telle sorte qu’il soit compatible avec les formats d’impression ? Autant de questions complexes à résoudre aujourd’hui.

Cas typiques où le besoin se fait sentir

Selon une étude d’IDC, plusieurs scénarios classiques se répètent souvent, en situation de mobilité : on peut avoir besoin d’imprimer une carte d’embarquement à l’hôtel, un contrat pour la signature lors de la visite d’un client, un email reçu à la maison où il n’y a pas d’ordinateur; on peut aussi avoir besoin d’imprimer depuis n’importe quelle succursale de son entreprise, ou imprimer dans son bureau même lorsque l’on est dehors, afin que ce soit prêt lorsque vous revenez; on peut aussi avoir à faire un changement sur un document au dernier moment avant une présentation importante, et imprimer la version finale directement à partir du téléphone mobile.

Le difficile chemin du document imprimé via mobile

Bref, le défi technique est bien plus complexe que lorsque l’utilisateur a toujours accès à la même imprimante, où il a les droits correspondants. Lorsque le BYOD s’en mêle, il faut prendre en compte une variété de réseaux, de connexions, et de types d’imprimantes.

L’utilisateur d’un appareil mobile aura généralement à surmonter plusieurs obstacles difficiles sur le chemin de la réalisation du document imprimé. Ceux-ci peuvent inclure: l’installation du pilote d’imprimante, le chargement du fichier dans le nuage; authentifier ou s’inscrire soi-même; sécuriser l’accès à un réseau Wi-Fi, localiser une imprimante via Wi-Fi ou via une adresse électronique ou d’autres éléments d’identification, et l’installation d’une application. En pratique, il n’existe aucune norme qui pourrait aider à surmonter tous ces obstacles. Mais il existe néanmoins différentes approches pour résoudre le problème pour différents groupes d’utilisateurs.

Le Cloud Printing à la rescousse

Aujourd’hui, presque tous les fabricants d’imprimantes offrent un service d’impression de courrier électronique. Le premier et le plus avancé est le « ePrint » de HP, et d’autres comme «impression E-mail  » de Epson ou « Mobile Print » de Xerox ont le mérite d’exister.

Pour les utiliser, les imprimantes réseau reçoivent une adresse email grâce à l’enregistrement. Si vous envoyez un fichier à cette adresse, il sera placé dans le Cloud,  puis le fichier d’impression sera envoyé à l’imprimante. Avantages : les pilotes d’imprimante sont stockés ailleurs et l’appareil n’a pas à supporter le rendu du document, souvent trop lourd.Inconvénients : le chemin à travers le Cloud peut prendre un temps relativement long.

Mais c’est avant tout un moyen de permettre aux employés mobiles d’imprimer occasionnellement avant leur retour à la maison ou au bureau. HP offre également une application, qui permet aux utilisateurs mobiles de savoir où les imprimantes ePrint compatibles sont disponibles. De plus, les fabricants ont bien compris que les entreprises ne sont pas satisfaites avec des solutions qui fonctionnent uniquement avec leurs propres imprimantes. Ils essaient de plus en plus de trouver des façons d’intégrer les imprimantes des autres fabricants dans leurs solutions, même si la gamme de fonctionnalités est alors souvent limitée.

Google et Apple

Les solutions proposées par les poids lourds des smartphones Google et Apple ont des approches très différentes. Avec son « Google Cloud Print », encore en beta, Google se concentre sur le Cloud. Google commercialise le service comme une alternative à l’administration des imprimantes classiques dans les réseaux . Le dispositif utilise une application pour envoyer le fichier vers le cloud via une connexion HTTPS. De là, le service envoie le fichier à imprimer soit à une imprimante compatible ou soit vers un ordinateur avec Chrome, qui sert de serveur d’impression et envoie le fichier à imprimer. Contrairement à d’autres services de cloud computing, Google n’utilise pas des milliers de pilotes d’impression, mais plutôt un processus de normalisation et potentiellement le pilote d’impression du PC.

Aucun pilote d’impression n’est nécessaire sur l’appareil et l’utilisateur n’a besoin que d’un compte Google. Mais même les appareils Android ont besoin de leur propre application d’impression pour pouvoir utiliser les services Google Cloud. Attention cependant, seules les nouvelles imprimantes prennent en charge cette norme. Les utilisateurs aux États-Unis peuvent utiliser Google Cloud Print pour imprimer des fichiers dans un bureau FedEx.

De son côté Apple offre AirPrint depuis iOS version 4.2, un protocole OS intégré qui ne nécessite pas de téléchargement ou des pilotes. Le rendu se fait directement sur l’appareil Apple et imprime via une connexion peer-to-peer sur un réseau WiFi. L’avantage ici est que les applications peuvent imprimer directement via le menu iOS de manière native, et le détour par le nuage est évité. L’utilisateur n’aura pas besoin d’ouvrir une application supplémentaire afin d’imprimer. L’inconvénient est que AirPrint offre très peu d’options concernant la conception ou l’optimisation de l’impression. Par exemple, vous ne pouvez pas définir la résolution ou le type de papier. Mais le plus grand défi est en pratique similaire à celui de Google Cloud Print: les imprimantes trouvées dans les entreprises ces jours-ci ont une longue durée de vie, et en dépit de la notoriété du fabricant, les imprimantes AirPrint sont encore rares.

Serveur d’impression et les applications

Il existe aussi des solutions de serveur d’impression disponibles pour rendre la norme USB et les imprimantes réseau compatible AirPrint. Le xPrintServer de Lantronix, par exemple, reconnaît toutes les imprimantes réseau et les imprimantes USB connectées via plug and play sans avoir besoin d’installer de nouveaux logiciels. Les appareils iOS peuvent communiquer avec le serveur d’impression via Wi-Fi. La solution offre également des fonctions de gestion supplémentaires via une interface web, comme les options d’authentification via Active Directory, la protection d’une imprimante à travers des requêtes d’authentification ou la mise à disposition des journaux de l’imprimante qui enregistre ce qui a été imprimé et quand. Les coûts sont semblables à ce qu’ils seraient avec une imprimante économique pour un usage domestique et la consommation d’énergie est inférieure à un watt – qui est une fraction de ce que cela pourrait être avec ordinateur utilisé comme serveur d’impression. D’autres applications pour l’impression mobile incluent Print Me ou PrinterShare, qui peuvent localiser et utiliser des imprimantes dans les réseaux WiFi. Il faut aussi mentionner la solution de Cortado. La société propose son moteur indépendant de ThinPrint Server qui permet l’impression à travers des postes distants en environnements physiques et virtuels. Le dispositif qui reçoit des copies du fichier l’envoie à une imprimante dans le réseau wifi ou directement via Bluetooth.

Où va l’impression mobile ?

Aujourd’hui, puisqu’il existe de nombreux wifis publics disponibles, l’impression mobile pourrait devenir un service commun à l’avenir. La possibilité pour les clients d’imprimer directement deviendra partie intégrante du service proposés par les sites brassant beaucoup de voyageurs d’affaires, tels que les halls d’hôtel, les centres d’affaires et les aéroports. Il est probable que les universités et les entreprises qui sont ouverts aux clients puissent mettre en place un réseau en utilisant le Wi-Fi, distinct du réseau principal, mais lié à une imprimante.

L’impression mobile pourrait devenir un service payant supplémentaire dans des environnements tels que les cafés, les écoles ou les bibliothèques,  et qui pourrait être utilisé pour compenser une faible proportion des coûts d’exploitation des réseaux sans fil. Même les bureaux de Poste, points de chute des colis, centre commerciaux et magasins de papeterie, ainsi que les imprimantes conventionnelles pourraient devenir des points de service typiques. Cependant, l’impression mobile va progressivement devenir plus répandue lorsqu’il y aura une adoption plus forte de systèmes plug and play, qui peuvent être exploités par un personnel non qualifié.

Biographie de Daryl Miller

Daryl R. Miller a rejoint Lantronix en tant que VP en charge de l’ingénierie. Il est à l’initiative du développement des solutions les plus innovantes et a déposé 3 brevets dans le domaine des technologies et logiciels wireless.

Diplôme d’une maitrise en Science, Daryl Miller a passé 14 ans chez Tektronix, occupant différents postes au sein de la division MIcroprocessor Design and Network Displays. Il a ensuite crée sa société de développement de matériel et logiciels embarquée pour le secteur médical et les industries de loisir avant de rejoindre Lantronix.