Favoriser l’adoption de la vidéoconférence

Par Stéphane Delorenzi, Responsable de la stratégie produit pour Logitech for Business

Forrester Research a réalisé, pour le compte de Logitech, une enquête sur les tendances actuelles en matière de vidéoconférence. Parmi les entreprises participantes, plus de la moitié (52%) prévoient de déployer ou d’étendre la couverture de ce type de technologie au sein de leurs équipes. Malheureusement, ces projets se heurtent à des barrières à l’adoption assez fortes : les utilisateurs finaux conservent de nombreuses idées reçues sur le sujet. Voici comment les faire tomber.

Expliquez les avantages

Certains utilisateurs jugent tout simplement cet outil inutile. 26% des décideurs IT considèrent que cette opinion tranchée représente un frein majeur à leur projet de déploiement. Généralement, ceux qui proclament que « cela ne sert à rien » sous entendent « de plus que le téléphone ». Il est donc important de rappeler la part de la communication non verbale. Les postures, l’attitude, les mouvements ou encore les mimiques du visage sont autant d’informations qui ne sont pas transmises par la voix seule et qui peuvent représenter plus de la moitié du message. Lors de négociations ou dans les échanges interculturels, elles peuvent même s’avérer cruciales.

La vidéoconférence favorise également la concentration et l’engagement lors d’une conversation. Véritable catalyseur, elle permet de tirer le meilleur parti d’un temps d’échange. Enfin, une image vaut (souvent) mille mots. Cela peut paraître évident mais, le simple fait de montrer, permet parfois de s’épargner des explications fastidieuses. L’utilisation de la vidéo dans les réseaux sociaux d’entreprise l’illustre bien. La vidéoconférence doit être présentée non pas comme une évolution du téléphone mais comme une manière d’enrichir les conversations lorsque le face à face n’est pas possible. Enfin, elle permet de réduire les frais, le stress et la fatigue liée aux déplacements professionnels alors que les équipes de travaillent tendent à se mondialiser.

Facilitez l’accès

Parmi les décideurs interrogés, 52% considèrent qu’un taux d’équipement des salles trop bas représente une barrière à l’adoption de la vidéoconférence. Ils sont également 44% à partager ce sentiment pour la faible disponibilité des salles et 36% pour l’accès limité à une certaine catégorie de personnel. De fait, on constate que si un utilisateur potentiel doit perpétuellement se demander si ses interlocuteurs ont également un accès, si la salle adéquate est disponible ou, simplement, s’il a le droit d’y pénétrer, il finit par ne jamais utiliser le service. Il y a un effet de réseau important pour cet outil. Plus les gens y font appel et plus il est susceptible de séduire de nouveaux utilisateurs. La meilleure garantie de son adoption massive et rapide est donc son ubiquité.

Equipez suffisamment de postes

50% des répondants considèrent que la vidéoconférence coûte trop cher pour être rendue accessible à tous. Pourtant, comme pour beaucoup de services, Il y en a pour tous les budgets. Bien que coûteux, les systèmes dédiés installés dans des pièces réservées à cette utilisation conservent une pertinence dans certains contextes mais ils sont loin de constituer l’intégralité de l’offre. Grâce à l’émergence de plateformes logicielles à bas prix voire gratuites, la multiplication de l’offre matérielle, la généralisation du haut débit et des modules de compressions vidéo, matériels ou logiciels, toujours plus performants, il est maintenant possible d’équiper de nombreux postes à moindre coût, tout en conservant une expérience de grande qualité.

Simplifiez l’utilisation

Selon Forrester, 24% des décideurs pensent que la complexité ralentit l’adoption. Tout dépend, en fait, de la plateforme et du matériel installés. Avec un logiciel et un périphérique de qualité, l’utilisation de la vidéoconférence devient simplissime. Initier un appel vidéo avec un l’interlocuteur voulu est à la portée d’un clic de souris. Répondre à un appel entrant se fait en pressant un bouton. Quitte à mettre en place une solution, on ne peut que recommander quelque chose de facile à utiliser, même si c’est au détriment de fonctions avancées. Le téléphone sert souvent de référent et n’importe quel outil plus complexe à du mal à s’imposer. Pour maximiser son adoption, il est impératif qu’elle soit en phase avec les autres outils déjà déployés et avec les habitudes de travail des employés.

Assurez une qualité d’image irréprochable

30% des répondants voient la qualité de l’image comme un facteur d’adhésion important. Certaines personnes sont tout simplement réfractaires à l’idée d’être filmées. En conséquence, elles ne sont guère à l’aise avec la vidéoconférence.

Pour d’autres, la réticence peut venir tout simplement d’une qualité médiocre de la vidéo. La solution est de mettre en place du matériel et une infrastructure qui permette une image de bonne qualité. Il est important de garder en tête que, même si les utilisateurs se satisfont d’une qualité moyenne dans leur vie privée, pour une conversation professionnelle, leurs exigences seront bien supérieures. Bien souvent, l’achat de matériel certifié par la plateforme logicielle est déjà une première étape pertinente vers la qualité.

En conclusion, même si le prix d’entrée des systèmes de vidéoconférence a considérablement baissé depuis quelques années, il ne faut pas pour autant que ce soit le seul facteur pris en compte. L’accessibilité, la simplicité, l’ubiquité et enfin la qualité jouent un rôle primordial dans la réussite d’un projet d’intégration de ce service. L’existence sur le marché d’appareils susceptibles d’offrir une expérience de qualité est l’opportunité d’équiper une plus grande part des effectifs plutôt qu’un moyen d’avoir une salle dédiée pour un coût dérisoire. Comme pour tout outil nouvellement installé, il n’est pas aberrant de proposer des formations et un accompagnement des utilisateurs afin que l’entreprise en tire le meilleur parti possible et un ROI plus rapide.