Pourquoi l’entreprise doit-elle automatiser ses tableaux de bord sous Excel ?

Par Jean Baptiste Merel, Directeur de Marché Report One

Excel est un outil formidablement utilisé par des millions d’utilisateurs pour l’élaboration de tableaux de bord et de reporting et pourtant, Excel n’est pas un outil de reporting ! Il s’agit d’un tableur qui ne permet malheureusement pas de formaliser les processus d’obtention et de construction de l’information, ni ceux liés à leur diffusion. Alors : pourquoi faut-il donc automatiser ses tableaux ? La réponse de Jean-Baptiste Merel est ici apportée en 6 points, pour lesquels chaque entreprise se reconnaitra …

1 – Des heures passées à élaborer et mettre à jour un tableau

L’élaboration d’un tableau de bord ou de gestion implique souvent la collecte de données hétérogènes, provenant des applications opérationnelles de l’entreprise qui ne sont pas toutes des ERP. Et quand bien même, combien d’utilisateurs d’ERP contournent les outils de Business Intelligence (BI) en place pour faire leurs tableaux sous Excel à partir d’exports aux formats txt, csv ou xls…?

On parle souvent de “nuages” de tableaux liés les uns aux autres. On ne sait plus quel tableau est la source d’un autre. Les mises à jour sont délicates car la moindre erreur dans une cellule et c’est le “#REF” à tous les étages !

2 – Chacun fait ce qui lui plaît !

Le gros défaut des reportings manuels sous Excel réside dans le fait que chacun est libre de concevoir ses propres indicateurs. Du coup, le partage peut devenir source de quiproquos : quand le département commercial et le département production parlent de CA, l’un parlera de CA commandé et l’autre de CA livré. Le financier viendra ajouter son grain de sel (ou de sable!) en y ajoutant le CA comptable… et l’on passera plus de temps à réconcilier les chiffres qu’à les analyser réellement.

3 – L’information au bon moment …?

Plus le tableau rassemble de données en provenance de sources diverses, plus cela prendra de temps. Extraire les bonnes données métiers (dans des formats pas toujours simples), les croiser, vérifier la cohérence des données saisies… autant de tâches répétitives mais également chronophages pour une organisation qui doit réagir rapidement. Le temps que les informations soient constituées et elles sont déjà obsolètes ! Une réalité qui peut amener à prendre de mauvaises décisions (ou pas de décision du tout !) et à coûter cher à l’entreprise.

4 – La dépendance à l’expert

Quelle entreprise n’a pas son “expert Excel” ? Celui qui a réalisé l’application de reporting de l’entreprise sous Excel ?  C’est surtout lui qui a écrit les macros et sait “comment ça marche”.

Dans bien des cas, l’entreprise est cruellement dépendante de ces experts indispensables et leur absence constitue souvent le risque de la voir sans indicateurs de gestion et de pilotage.

5 – Des informaticiens mal sollicités et des efforts dupliqués

Plus les reportings sont réalisés manuellement dans l’entreprise, plus le service informatique est sollicité :  souvent pour les mêmes questions, les mêmes problèmes… sans parler du temps perdu à faire la même chose, il faut mentionner le risque de distorsion de l’information dû au manque de standardisation. Les exports de données standards des logiciels métiers étant souvent jugés incomplets, les utilisateurs sollicitent leurs services informatiques pour compléter ces exports ou réaliser de nouvelles requêtes ponctuelles de plus en plus complexes. C’est souvent de là que naissent les “inimitiés” traditionnellement rencontrées entre services informatiques et services opérationnels qui se plaignent souvent de leur mauvaise réactivité.

6 – Trop de temps perdu à finaliser des tableaux souvent erronés

Au final, on voit alors beaucoup d’utilisateurs passer du temps à ressaisir des données existantes, à vérifier leurs liaisons, à reprendre à la main et souvent à la hâte la “toute dernière version de la mise à jour de l’export Excel”, sans parler du temps perdu à retravailler la présentation. Tout cela pour, au final, arriver en réunion avec un tableau, peut être juste, mais qui n’aura pas suffisamment été analysé… et chacun sait que de telles erreurs peuvent provoquer des décisions qui s’avèreront désastreuses pour l’entreprise.

Alors : doit-on éliminer Excel ? Il est ancré dans les usages des utilisateurs. C’est un standard de fait ! Il est présent partout. Outil de présentation des données extrêmement souple : polices, couleurs, calculs intégrés au tableau, etc… Autant de facilités d’emploi qui en font son succès : tout le monde a Excel installé sur son poste.

Plutôt que de voir Excel comme un “trublion” du système d’informations, le prendre en compte dans une véritable démarche de gouvernance des données de gestion de l’entreprise (de la collecte à la diffusion et au partage) apparaît alors comme une démarche maligne et propice à l’adhésion de l’utilisateur ancré dans ses usages.

Nombre d’éditeurs, dont Microsoft évidemment, ont bien compris les enjeux et les risques de laisser à la dérive de mauvais usages du “premier outil décisionnel” au monde. L’enjeu, pour ces éditeurs, réside maintenant dans leur capacité à permettre aux utilisateurs d’Excel une démarche raisonnée, progressive, agile et accessible allant de l’automatisation de leurs tableaux existants sous Excel vers un véritable projet décisionnel d’entreprise.  “Si tu ne peux le combattre, embrasse ton ennemi”… et fais-t ’en un véritable allié !