Le déploiement d’un système d’imagerie documentaire dans un environnement professionnel

Par Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA – PFU Fujitsu

En regardant le fonctionnement quotidien de nombreuses entreprises, on constate que la plupart hésite encore à intégrer les scanners à leurs processus numériques. En effet, selon une étude menée en 2010 par AIIM (Association for Information and Image Management – www.aiim.org), seulement 16% des participants de l’étude numérisent et extraient des données vers un processus numérique, alors que 66% des entreprises et organismes interrogés disposent d’un processus de numérisation pour archiver. Beaucoup d’utilisateurs appréhendent ainsi cette transformation car cela signifie qu’ils vont devoir revoir tous les processus métier ; alors qu’il est assez facile de commencer en optimisant des processus isolés, et d’intégrer les supports analogiques dans les routines numériques.
Aujourd’hui, il existe des solutions intégrées et complètes, composées de scanners de documents et de solutions logicielles professionnelles, qui permettent d’insérer intégralement, de façon simple et transparente, des informations papier dans les processus métier numériques. Les entreprises peuvent gérer, utiliser et traiter l’information plus efficacement.
Les entreprises intéressées devraient procéder graduellement, en examinant d’abord une seule procédure. Plusieurs éléments sont à prendre en compte. En premier lieu, savoir si les documents papier peuvent être capturés plus en amont du processus et, ce faisant, la valeur que cela pourrait créer. Au lieu d’essayer de mettre en œuvre tout un système complexe en même temps, il est recommandé d’analyser d’abord le traitement des factures, par exemple, et d’optimiser uniquement cela.

Puis, étape par étape, cette procédure peut être étendue à d’autres processus métier, jusqu’à la création d’un système global étroitement orienté vers des routines de travail établies et opérationnelles
D’autre part, il est aussi utile, avant de déployer un système d’imagerie documentaire dans un environnement professionnel, de prendre en compte trois problématiques : le volume de numérisation quotidien, le temps disponible pour la numérisation et la taille des documents. Il est également important d’impliquer les utilisateurs, très en amont : en effet, ils sont, de fait, l’interface entre les documents papier et les processus numériques. L’adoption sera plus importante dès qu’ils comprendront que « Scan to Process » les avantage directement.
Pour intégrer des informations papier dans les processus métier des entreprises et les traiter en toute transparence via des applications informatiques, les scanners sont donc incontournables. Les rôles changent dans l’entreprise et la mission du scanner également.
Mais il y a scanner et scanner. Il est habituel de numériser des documents depuis un emplacement central dans un service, puis de les stocker dans une archive numérique. Cela n’aide pas vraiment les autres services. Il y avait deux philosophies concernant la numérisation des documents papier dans les entreprises. Soit ils étaient numérisés à la fin de la chaîne de travail à un emplacement central du back office puis archivés, soit les salariés les numérisaient à leur bureau, puis les archivaient à titre individuel, à n’importe quelle étape de la chaîne de travail, ce qui était surtout utile pour leurs tâches immédiates.
Cependant, aucune de ces approches ne s’est montrée très efficace. C’est pourquoi, une troisième voie a gagné en popularité. Grâce à une nouvelle génération de scanners, un utilisateur, par un simple clic, peut désormais numériser des documents immédiatement, depuis son lieu de travail, et les intégrer dans des processus de suivi productifs. C’est un grand pas vers l’utilisation accrue de l’imagerie de documents, et une plus grande efficacité des processus.
Si une grande partie des données d’entreprise reste encore prisonnière du papier, le déploiement de système d’imagerie documentaire dans un environnement professionnel apparait de plus en plus comme un facteur essentiel dans la rationalisation des processus métier.