Selon une étude récente d’IDC, 70% des entreprises n’ont pas une idée précise des coûts associés à leur système d’impression. L’impression représente à cet égard un potentiel important en matière d’économies. Selon une estimation d’International Data Corporation (IDC), une gestion avisée du système d’impression permet une réduction des coûts de 30%. En fonction de la branche, les impressions d’une entreprise absorbent entre 3 et 6% du chiffre d’affaires. Cela vaut donc la peine de se pencher un peu plus sur le thème de l’impression. Les Managed Print Services (MPS) constituent une approche possible. IDC pronostique que le marché européen des MPS aura atteint d’ici à 2014 un volume de quatre milliards d’euros.
Par Jean-François Masson, Sales Director France, Belgique & Luxembourg de Cortado
Qu’entend-on exactement par Managed Print Services ?
Les avis sont partagés. De manière très schématisée, on peut dire que l’entreprise délocalise ses systèmes d’impression et les confie à un prestataire externe de services. Ce sont jusqu’à présent surtout les fabricants d’imprimantes qui ont dominé le marché en proposant à leurs clients un service tout-en-un pour systèmes d’impression en passant par leur propre service technique ou de sociétés d’ingénierie. Le concept de MPS proposé par de nombreux fournisseurs est le « pay per page », le client paie chaque page imprimée en plus d’un abonnement fixe. Le service s’étend de l’analyse des systèmes d’impression à l’installation et la maintenance des imprimantes en passant par la fourniture de consommables.
Caractéristique essentielle des solutions de MPS proposées par les fabricants d’imprimantes : l’entreprise ne dispose d’imprimantes que d’un seul fabricant. Le parc des anciennes imprimantes est éliminé. Cela constitue pour de nombreuses entreprises, notamment pour les petites et moyennes entreprises, une opération pour le moins irréaliste et souvent coûteuse. Avec ce genre d’opération il n’est pas étonnant que la filière ait du mal à générer du chiffre d’affaires auprès des petites et moyennes entreprises. Le potentiel en matière d’économie et de protection de l’environnement par le biais des MPS reste donc malheureusement inexploité dans beaucoup d’entreprises.
Le fabricant de logiciel Cortado (ex ThinPrint), spécialiste réputé dans la gestion d’impression et le Mobile Business explore une autre voie avec son Service Printer Dashboard. La solution proposée se base entièrement sur le principe du Cloud. Gratuite dans sa version de base, elle fonctionne avec toutes les marques. Elle permet aux revendeurs de créer leurs propres solutions MPS. Les revendeurs contrôlent à distance la cartographie du système d’impression de leurs clients, les coûts engendrés, les habitudes des utilisateurs ainsi que les erreurs et les travaux nécessaires de maintenance et d’assistance technique. Ils peuvent ainsi élaborer très simplement des solutions MPS pour leurs clients présents et futurs. Les revendeurs bénéficient d’une liberté complète dans l’établissement des contrats d’encadrement. Les fabricants comme les prestataires peuvent augmenter ou réduire l’étendue des imprimantes à gérer de manière flexible et sans obligation contractuelle à long terme. Le seuil de démarrage est très bas et donc intéressant même pour les petites entreprises.
Les entreprises qui optent pour des MPS doivent tenir compte des points suivants :
La première étape incontournable dans le cadre d’une solution MPS est l’analyse de la situation réelle. Il convient de détecter les points faibles et de tenir compte des souhaits de l’entreprise et des utilisateurs.
Établir le bilan des imprimantes existantes et de leur sollicitation fait évidemment partie de cette analyse. Outre l’évaluation quantitative, l’évaluation qualitative est aussi importante : pour quels types de documents l’imprimante est utilisée, pour quel format, pour une impression couleurs ou noir et blanc. Les flux existants doivent également être analysés de manière critique. Pourrait-on par exemple éviter certaines impressions grâce à un système de numérisation, notamment au format PDF ?
Oliver Jendro de « MPS-Experten Dokulife » souligne qu’une solution MPS efficace induit que le fournisseur MPS et le fabricant de Hardware prennent également en charge les équipements Hardware et Software de fournisseurs externes. « Dans la plupart des entreprises, les systèmes d’impression existants ne sont pas homogènes. De nombreuses imprimantes sont achetées, d’autres sont louées. Seule une solution ouverte de ce genre permet de garantir que les anciennes imprimantes ou les imprimantes spéciales puissent continuer à être utilisées. » explique Oliver Jendro, spécialiste en Output.
En dernier lieu, l’achat et l’installation des différents types de cartouches font également partie intégrante du contrat MPS. Lorsqu’un revendeur se décide à franchir le pas du business MPS, la proximité géographique par rapport au client ou un réseau conséquent de techniciens est une condition essentielle car il faut bien que cartouches et rames de papier parviennent jusqu’aux imprimantes. La maîtrise parfaite des connaissances techniques en matière d’impression va de soi.
Dans tous les cas, les MPS offrent aux entreprises de bonnes opportunités de réduire leurs coûts et donnent la chance aux revendeurs d’ouvrir de nouveaux champs d’action et d’élargir leur clientèle. Une infrastructure IT efficace se traduit finalement par un système d’impression sans dysfonctionnement, qui réduit au maximum les coûts.
