Par William Porret, directeur associé d’Enora Consulting*
Implémenter un logiciel est aujourd’hui un vrai challenge, avec dans certains cas des enjeux majeurs pour l’entreprise. Il est donc nécessaire que cette implémentation soit menée comme un projet avec des étapes importantes :
• Réunion de lancement
• Analyse de l’existant
• Analyse des besoins
• Conduite du changement
• Recette
• Formation
• Mise en production
Réunion de lancement
Cette réunion permet de prendre connaissance du projet en évaluant les éventuels impacts organisationnels. Cette étape doit permettre de définir l’équipe projet et de s’assurer que tous les acteurs nécessaires seront présents et disponibles pour le projet. L’équipe doit, dans la mesure du possible, être la même du début à la fin pour éviter la perte d’information.
Analyse de l’existant
Le consultant chargé de mettre en place le nouveau logiciel commence son immersion dans l’entreprise afin de mieux comprendre les contraintes et les besoins futurs. Cette étape de compréhension de l’environnement aussi bien technique qu’organisationnel est très importante pour cadrer le contexte et légitimer le projet.
Analyse des besoins
Le consultant met en place des ateliers afin de comprendre les besoins pour les traduire dans le logiciel. Cette étape d’analyse des besoins s’accompagne également d’une analyse des impacts du projet sur les infrastructures, les équipes et les utilisateurs.
Le consultant profite de ces rencontres pour expliquer les contraintes induites par le projet et indiquer les choix que l’entreprise devra faire par la suite. Afin de respecter les jalons du projet, il est nécessaire de désigner un sponsor membre de la Direction, faisant partie si besoin de l’équipe projet. Cela permet de prendre des décisions plus rapidement et sûrement, surtout si les impacts organisationnels sont importants.
Les livrables de cette analyse des besoins sont la base de la recette et doivent comprendre d’une part, l’environnement technique devant être mis en place et d’autre part, le paramétrage nécessaire pour que le logiciel s’adaptent aux besoins et aux choix actés.
Conduite du changement
Cette phase très souvent négligée est pourtant une phase très importante du projet, car elle garantit l’adhésion des collaborateurs au nouvel outil mis à leur disposition. Un collaborateur informé des choix de paramétrage réalisé sera plus réceptif et plus satisfait, surtout si le nouvel outil change leurs habitudes et leurs méthodes de travail.
Recette
Cette phase se passe en trois étapes, car les acteurs sont différents suivant les sujets :
1. La recette technique vise à valider que l’architecture mise en œuvre correspond bien à ce qui a été spécifié dans les livrables.
2. La recette fonctionnelle a pour objectif de valider que le paramétrage réalisé est conforme aux besoins et processus exprimés et définis dans les livrables. Elle doit être minutieusement préparée en définissant au préalable les scénarios de recette, qui doivent correspondre au travail quotidien des utilisateurs finaux. A l’issue de cette phase, les échantillons d’utilisateurs finaux seront définis pour la phase de recette utilisateur et les manuels de formations seront rédigés.
3. La recette utilisateurs permet de juger de la réaction des utilisateurs à leur futur outil et si besoin d’ajuster la conduite du changement. Durant cette phase, il est possible d’ajuster le paramétrage pour permettre à l’utilisateur final un confort d’utilisation au quotidien, parfois non identifié en amont.
Formation
La formation des utilisateurs finaux est importante car elle permet de resituer le contexte du projet et de répondre à leurs interrogations. Cette période peut être longue et représenter une charge importante du projet, elle doit donc absolument être planifiée en amont.
Mise en production
Le jour J de la mise à disposition du logiciel, il est nécessaire de prévoir la totale disponibilité de l’équipe projet afin de répondre aux interrogations des utilisateurs finaux et de leur porter assistance si besoin.
* À propos de ENORA Consulting
Créé en 2004, ENORA Consulting est un cabinet de conseil indépendant spécialisé dans la conduite de projet. ENORA Consulting agit en transformateur d’opportunités pour augmenter le niveau de performance de ses clients en préservant la qualité des activités métiers lors de nouveaux projets.
Le cabinet est organisé en business units qui portent les offres : achats, formation à la relation client, management de la performance, management du SI et marketing quel que soit le secteur d’activité de l’entreprise. Pour en savoir plus : www.enoraconsulting.com
