b-process : Dématérialisation des factures : état de l’art et enjeux pour le secteur public en France et en Europe

Plusieurs pays ont déjà mis en œuvre des projets de dématérialisation au sein de leurs administrations. La France a défini un objectif clair pour les services de l’Etat : ils devront être en mesure d’accepter les factures électroniques au 1er  janvier 2012. Cette contrainte ne s’applique pas aux collectivités territoriales qui représentent pourtant l’essentiel des factures traitées. Ce Livre Blanc dresse un état des lieux de la situation en Europe comme en France. Où en sommes-nous ? Quelles solutions se dessinent ? Quels enseignements tirer des succès et échecs de nos voisins européens ?

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Introduction du livre blanc

Le 20 décembre 2001, le Conseil de l’Union européenne adopte la directive 2001/115/CE « en vue de simplifier, moderniser et harmoniser les conditions imposées à la facturation en matière de taxe sur la valeur ajoutée ». En définissant un socle juridique commun à tous les pays, elle reconnaît la validité de la facturation électronique et permet le développement de la dématérialisation des factures dans les transactions entre entreprises. Six ans plus tard, l’échange de factures électroniques s’impose de plus en plus comme la norme en Europe, avec pour moteur principal la recherche de gains de productivité et la fluidification des échanges.

Figurant parmi les premières nations à avoir transposé la directive de 2001, la France ne se situe pourtant pas, à l’heure actuelle, parmi les nations les plus avancées en matière de dématérialisation fiscale. Ce retard se comble très rapidement : initialement cantonnée au seul secteur de la distribution et de l’automobile, l’utilisation de factures dématérialisées se généralise, depuis 2005, dans l’industrie et les services où de nombreux projets voient le jour. 150 à 200 millions de factures électroniques ont ainsi été échangées sur le marché français en 2009, dont la croissance annuelle est supérieure à 40%. Les grandes entreprises, qui sont le plus souvent à l’initiative de ces projets, y voient un puissant levier de productivité et de simplification de leurs processus comptables.

L’usage de la dématérialisation des factures dans le secteur public est en revanche encore très modeste alors même que la Loi de Modernisation de l’économie (LME) impose à l’Etat d’être en mesure de recevoir des factures dématérialisées dès le 1er janvier 2012.

Plusieurs contraintes expliquent cette situation :
– Le cadre législatif n’est pas finalisé: le décret de mise en oeuvre de la LME relatif à la dématérialisation des factures sera publié courant 2011. La démarche volontariste dans laquelle celle-ci s’inscrit ne concerne pas le secteur public local pour lequel le volontariat prévaudra.
– Les outils techniques sont en cours de déploiement: les applications comptables et financières pour dématérialiser les échanges entre ordonnateur et comptable sont indispensables à la mise en oeuvre de la dématérialisation. Chorus, l’application financière de l’Etat, sera complètement implémentée courant 2011. Le déploiement d’Hélios pour le secteur public local s’inscrit sur une durée plus longue.

Introduction
– La stratégie de déploiement reste à définir : l’adhésion des entreprises, leur capacité à émettre des factures électroniques conditionneront au moins autant la réussite du projet que celle des administrations à les recevoir. L’analyse des différents projets menés par nos voisins européens apporte de nombreux enseignements, malgré d’évidentes disparités législatives, organisationnelles, culturelles et techniques.
Les évaluations et chiffrages réalisés par ces pays montrent que les enjeux sont considérables :
– plus de 150 millions d’euros d’économies annuelles réalisées au Danemark par les entreprises et les administrations pour 15 millions de factures par an,
– plus de 270 millions d’euros à prévoir en Finlande si la facturation électronique      se généralisait sur l’ensemble du territoire.
– dans son rapport AGFA, la Norvège estimait une économie de 160 millions d’euros par an pour une volumétrie annuelle de 30 millions de factures.
– Selon une étude réalisée pour la Commission Européenne, la généralisation de la facture électronique au sein de l’Union pourrait permettre d’économiser 40 milliards d’euros par an.   

Les projets du Danemark et de l’Espagne, où la dématérialisation est rendue obligatoire par la loi et où les administrations refusent les factures papier obtiennent les résultats les plus probants.

Les choix techniques (plateformes, solutions d’émission, formats, standards…) doivent être adaptés aux contraintes des entreprises pour faciliter l’accès à la facture électronique. L’ouverture des systèmes et leur capacité à communiquer avec les solutions préexistantes du marché en utilisant des standards simples est absolument essentielle.

De nombreux pays intègrent leurs projets de facturation électronique dans une approche plus ambitieuse de dématérialisation globale de la chaîne d’achat public : de la commande au paiement. C’est le cas de la Suède, de la Norvège et de la Finlande.

Face à ces exemples d’implémentation majoritairement réussis, la France doit désormais trouver sa propre voie pour rejoindre le cortège des nations européennes en pointe dans le domaine de la dématérialisation fiscale. Les scénarios existent : il reste désormais à les valider.

Quelques rappels sur la dématérialisation

La dématérialisation a pour objet de gérer de façon totalement électronique les factures dans l’objectif de la mise en oeuvre du « bureau sans papier ». Trois typologies de dématérialisation sont communément admises :
– A. La dématérialisation des factures papier « fournisseurs » : mise sous forme numérique des factures reçues au format papier (scanning, Lecture Automatique des Documents – LAD-  Reconnaissance Automatique des Documents – RAD).
– B. La facturation électronique ou dématérialisation simple de factures : transmission électronique de données facturation sans valeur probante. Par ce biais, fournisseur et acheteur doivent conserver la facture originale au format papier.
– C. La dématérialisation fiscale de factures : échange électronique de factures sous forme :
1. Soit de fichiers structurés (EDI, XML, CSV, IDOCS…) devant respecter les modalités imposées par le Code Général de Impôts (cf. : article 289bis)
2. Soit de fichiers pouvant être non structurés (PDF…) obligatoirement signés au moyen d’une signature électronique et dans le respect des modalités imposées par le CGI (cf. : article 289V)

En France, les 2 premières formes de dématérialisation ne permettent pas de s’affranchir de l’échange de la facture au format papier alors que la troisième forme donne à la facture dématérialisée une valeur légale.