Pourquoi il faut encourager le grand public à prendre le temps d?archiver leurs documents numériques

Par Philippe Béraldin, directeur marketing Europe de TX

L’institut Ipsos, dans son rapport mensuel sur les usages et rapports à la photographie numérique, indique page 78 qu’en majorité, les photos numériques sont stockées en priorité sur le disque dur de l’ordinateur domestique ; ensuite elles sont sauvegardées sur un disque dur externe et seule une personne sur deux les grave sur CD ou DVD. L’étude n’indique pas dans quelles proportions les particuliers peuvent cumuler les supports de stockage, mais une chose reste néanmoins sûre : seuls les CD et DVD sont assurés de ne pas subir d’avarie mécanique ni de risque de disparition sur une longue durée.

Au delà de la question de la pérennité des supports, le problème en réalité c’est le rapport de chacun face à la pratique de l’archivage. Alors que les supports informatiques multiplient les espaces de stockage disponibles (box internet, smartphone, tablettes etc) et qu’il est rendu de plus en plus facile et rapide de transférer des photos d’un appareil à un autre, ce qui peut faire défaut c’est le temps d’archiver de manière pertinente les documents numériques, que ce soit au niveau de leurs intitulés que de leurs formats et métadonnées. Autrefois, les factures, les courriers importants, les photographies étaient rangées dans des dossiers, chemises, tiroirs, albums et leur existence physique garantissait dans une certaine mesure leur valeur. Désormais, cette valeur s’est dégradée car elle est devenue virtuelle et les factures en ligne, les mails importants ou les photographies numériques ne bénéficient pas du même soin.

N’est-ce pas une réaction d’arrière-garde que de vouloir sensibiliser le grand public à prendre soin de ses documents numériques ? Pas vraiment si l’on considère que l’une des règles de notre fonction commerciale consiste à apporter des produits et services qui améliorent le quotidien et qu’il faut parfois accompagner de conseils ou… d’un mode d’emploi. Le fait d’expliquer aux consommateurs la meilleure manière de tirer parti d’un objet aussi simple qu’un CD vierge, permet aux vendeurs et commerciaux de rester de vrais prescripteurs auprès de la clientèle. C’est une action fondamentale pour capter son intérêt, la fidéliser et créer du lien social.

Bien sûr, il y aura vraisemblablement de nouvelles fonctionnalités demain dans les logiciels de gestion d’image pour classer les documents (comme par exemple la généralisation des capacités de reconnaissance faciale), les outils d’enregistrement des documents Office proposeront peut-être des options en ligne, des formatages universels ou autres services pour améliorer la gestion des documents chez les particuliers. En bout de chaîne, la conservation pérenne, sécurisée et garantie des documents numériques repassera par des supports qui ne soient pas mécaniques pour éviter toute casse matérielle. A nous de continuer d’imaginer ces « nouveaux » supports dès aujourd’hui.