Numérisation distribuée ou centralisée : un débat sans fin

Par Philippe Leroy, Directeur Europe du Sud pour les solutions de capture documentaire chez Nuance

Pendant un temps, les deux stratégies semblaient être incompatibles. Mais à la lumière des récentes avancées technologiques, le débat ne porte plus tant sur le choix de la distribution ou de la centralisation, mais sur l’adéquation de la configuration choisie aux besoins et aux contraintes de l’entreprise.

Les défenseurs de la numérisation distribuée mettent en avant plusieurs avantages. Dans le contexte économique actuel, avec des budgets de plus en plus reduits, les effectifs sont de plus en plus dispersés. Les solutions de capture de documents distribuées peuvent donc présenter des avantages et jouer un rôle important dans la gestion de l’information, à l’opposé des systèmes centralisés, complexes et coûteux, généralement installés aux sièges des entreprises.

La numérisation devenant de plus en plus précise et simple, les employés peuvent numériser des documents en configuration distribuée par le biais d’imprimantes multifonctions (MFP) et de scanners. Un processus de capture simple et cohérent installé dans chaque service permet à quiconque dans l’entreprise de transformer les supports papier en fichiers électroniques sécurisés. Ceux-ci sont simples à réintégrer dans le flux de travail électronique ; ils simplifient la collaboration et contribuent à la continuité de l’activité, avec des pistes d’audit pour la mise en conformité.

De surcroît, l’un des autres avantages majeurs de la capture distribuée est que la propriété du mécanisme d’entrée revient à ceux qui détiennent le reste du processus, les mêmes qui tireront le plus profit de la précision d’indexation, de la rapidité de traitement et de la gestion logistique simplifiée des documents. La numérisation distribuée va également dans le sens d’une utilisation accrue des périphériques MFP déjà disponibles et dont d’une meilleure rentabilisation de ces investissements.

L’autre facteur favorable à la numérisation distribuée est la sécurité.
Ces avantages cumulés expliquent en partie le succès croissant des solutions de numérisation distribuées, que confirment les études de marché.

Une étude d’IDC auprès de 1 800 sondés (‘Document-Intensive Business Processes and Scanning, 2008) révèle en effet que la numérisation centralisée par lots représente moins de 23 % du total. Les sondés ont indiqué majoritairement utiliser des applications de numérisation de bureau (37%). Viennent ensuite les MFP partagées (23 %), la numérisation centralisée par lots (22,7 %), la numérisation distribuée par lots (10,4 %), puis l’externalisation auprès d’un prestataire de services (6,5 %).

Demande croissante de numérisation centralisée

La numérisation centralisée date de l’époque à laquelle on numérisait de très gros volumes de documents. Mais ces volumes étaient tels que les coûts encourus en devenaient très élevés. Et face au coût prohibitif d’expédition des documents à un site central, il a été décidé qu’il vaudrait mieux numériser là où se trouvent les documents papier. Pour les documents de succursales n’ayant pas besoin d’être archivés sur un site central, la numérisation distribuée s’avère effectivement plus judicieuse et rapide.

Pourtant, malgré la popularité de la numérisation distribuée, d’autres études de marché publiées par AIIM anticipent une croissance forte de la numérisation interne centralisée et de la numérisation du courrier. C’est le cas d’une étude à laquelle 882 individus ont bien voulu répondre et indiquer leurs préférences en matière de numérisation et de capture de documents : locale, centralisée, externalisée ?

Que nous disent ces données ? Les rapports se loin de se contredire. Ils indiqueraient plutôt que le marché reconnait aujourd’hui que numérisation centralisée et distribuée peuvent coexister, dans le cadre d’une stratégie de gestion de contenus d’entreprise (ECM) s’appuyant sur les deux configurations. Il est donc possible d’intégrer les deux technologies : les utilisateurs d’imprimantes MFP ayant accès à la numérisation centralisée et les employés de bureaux distants pouvant capturer des documents.
Conclusion
Il est temps de mettre fin au débat opposant numérisation centralisée et distribuée et d’envisager, dans certains cas, la complémentarité des deux stratégies et technologies. La question est donc aujourd’hui d’élaborer une stratégie ECM prenant en charge les deux configurations, ainsi que les différents besoins des utilisateurs, le cycle de vie des documents, l’étape du cycle de vie à laquelle le document est numérisé, sans oublier les volumes et, bien entendu, les budgets mobilisables. C’est probablement l’un des principaux défis que doivent relever la direction et le service informatique d’une entreprise cherchant à élaborer un plan ECM stratégique. Et c’est là que les conseils précieux d’un expert ECM sont particulièrement utiles.