Licences logicielles : Le SAM (Software Asset Management), trait d’union entre les systèmes d’information et les achats ?

Philippe Lejeune lève le voile sur le SAM, une offre souvent méconnue qui permet de répondre aussi bien aux problématiques des directions de l’information qu’à celles des services achats et des directions financières.

De part votre expérience, pouvez-vous nous dire comment, aujourd’hui, une entreprise gère son parc de licences logicielles ? A quoi se heurtent-elles le plus souvent ?

De part notre expérience terrain, nous nous apercevons que les TPE et les petites PME gèrent seules leur parc de licences logicielles. Dans le cas des structures de moins de 100 postes, c’est tout à fait normal. Au delà, bon nombre d’entreprises continuent à gérer leurs licences logicielles de la même manière que leur hardware. Mais cette gestion n’est très souvent que partiellement efficace. Avec un nombre croissant de postes, la diversité des licences logicielles se démultiplie et la gestion du parc de licences devient d’autant plus difficile. Dans certains cas, une partie des licences n’est plus valable au regard de ce qui est déployé. Ceci peut avoir comme conséquence d’empêcher la mise à jour des logiciels, freinant ainsi les utilisateurs dans leur travail. Dans le même temps, certaines licences disponibles sont sous exploitées, entrainant cette fois-ci des dépenses non justifiées. Si l’on ajoute le risque de contrôle par les éditeurs, les conséquences d’une gestion imparfaite d’un parc de licences logicielles peuvent être financièrement très lourdes.

Existe t-il une offre qui pourrait répondre à leurs attentes ?

Oui, tout à fait. Le SAM (acronyme anglo-saxon de Software Asset Management) ou gestion des actifs logiciels répond à leur problématique. In Fine, le SAM a pour but de faire diminuer les budgets consacrés aux logiciels. Les entreprises cherchent toutes à réduire leurs coûts mais a contrario, toutes ne savent pas ce qu’est réellement le SAM et ce qu’il peut leur apporter. Le SAM est un ensemble d’opérations d’optimisations financières. C’est un ensemble de processus et de tableaux de bords de gestion impliquant directions achats et directions informatiques, qui répond aux besoins spécifiques des entreprises.

SAM et gestion de parc logiciel, y a-t-il une différence ?

Oui. Les outils de gestion de parc logiciel ne sont qu’une partie des éléments mis en place lors d’une politique SAM. Ils ne représentent en aucun cas la clé unique du système. Pour une gestion des actifs logiciels digne de ce nom, il faut tout d’abord structurer les intervenants et les procédures de gestion. Les premières étapes consistent souvent à réaliser un audit visant à définir les rôles et les périmètres d’intervention des personnes amenées à agir sur le SAM. Il est ensuite impératif de mettre en oeuvre des éléments de pilotage achats et SI adaptés à chaque organisation. Ceux-ci permettront d’identifier les écarts entre les licences acquises et les logiciels déployés sur les postes, puis d’engager les bonnes pratiques destinées à rationnaliser au mieux les licences requises face aux attentes de chaque métier.
Les bénéfices seront doubles, à la fois en termes de réduction des coûts d’acquisition des logiciels et en termes de conformité du parc vis-à-vis des éditeurs.

Quelle est la durée d’un processus SAM ?

Il faut savoir qu’il n’y a pas de durée standard lorsqu’on initie une démarche SAM. Tout dépend des besoins et des priorités de l’entreprise. Procéder à une simulation d’audit éditeur est une forme de SAM très ponctuelle par exemple. La simulation d’audit ne prend que quelques jours. Une fois effectuée, l’entreprise accède à un état des lieux détaillé de son parc pour un éditeur donné. Elle peut ainsi se mettre en conformité vis-à-vis de cet éditeur et éviter les conséquences douloureuses qu’un audit inopiné aurait pu avoir.
D’autres sociétés recourent, elles, à des formes de SAM plus globales qui intègrent les éléments évoqués un peu plus tôt : identification des personnes responsables et définition de leurs champs d’actions, mise en oeuvre des éléments de pilotage, régularisation des écarts, mission de réconciliations récurrentes et chiffrage des ROI dégagés par le SAM.
Les approches SAM des entreprises sont variées. Elles vont d’une totale intégration du SAM à la société à une externalisation de l’ensemble du processus. Ainsi, quand certaines se forment au SAM afin d’acquérir une complète autonomie de gestion, d’autres externalisent la totalité du service : consultants, process et outils. Entre ces deux extrêmes, les entreprises ont la possibilité de renforcer leur structure interne en faisant appel à des consultants stratégies. C’est une option qui est également choisie par les sociétés.

En tant qu’Expert SAM, quelle méthodologie mettez-vous en place ?

Au sein de la division services d’Insight, une équipe entière est dédiée uniquement au SAM. Exploitant des données souvent confidentielles, cette équipe est totalement indépendante de l’équipe commerciale. Elle se concentre sur les problématiques caractéristiques de chaque client et adapte chaque engagement en fonction. Nos forfaits ou assistances vont de quelques jours à plusieurs années. Cette flexibilité est telle que nous allons jusqu’à détacher des consultants à plein temps destinés à devenir les véritables « référents logiciels » internes chez nos clients.

Quels sont les bénéfices auxquels peuvent s’attendre les entreprises ?

Ils sont multiples ! Le bénéfice principal, et paradoxalement le moins connu, se perçoit au niveau de la gestion, et je parle bien là de gestion même de l’entreprise. Les entreprises mettant en place une politique de SAM réduisent considérablement leurs budgets logiciels. Elles ont également la capacité de prévoir leurs dépenses en termes de licences logicielles et de les inclure dans une démarche globale d’achats. De manière beaucoup plus pragmatique, les entreprises prennent conscience de l’importance qu’une gestion adaptée des actifs logiciels peut avoir dans le budget global de l’entreprise. Le SAM renforce également le lien entre la DSI, les achats et la direction financière. De fait, les dépenses sont toutes renseignées et prévues. Les solutions transverses mises en place assurent une transparence optimale entre les entités de l’entreprise. Enfin, grâce aux tableaux de bord SAM, les DSI et les acheteurs peuvent communiquer des résultats fiables et des ROI chiffrés.
Les gains sont d’ordre financier. Les économies réalisées grâce au SAM sont rapides et réelles. On observe un allègement des budgets prévisionnels et une disparition des achats sous pressions, ou parfois inutiles. Les ROI sont quant à eux le plus souvent calculés en semaines, alors que l’on parle souvent de trimestres pour les ROI issus de rationalisations techniques.

Comment voyez-vous évoluer le SAM ?

A mon sens, en période de budgets contraints, le SAM a un bel avenir devant lui ! Par ailleurs, le SAM est connu, mais pas nécessairement à sa juste valeur. Le SAM est souvent perçu par les éditeurs comme une voie de mise en conformité et vu par certaines entreprises comme un simple outil de gestion de parc. Lorsque la compréhension de ce qu’est vraiment le SAM sera démocratisée, les entreprises seront de plus en plus nombreuses à y recourir. Une démarche qui répond aussi bien aux objectifs des DSI qu’aux Directions Financières et ne saura attendre bien longtemps avant de se démocratiser.