La clé pour franchir avec succès le cap de la dématérialisation : Définir clairement les contours de son projet

Par Pierre Patuel, DPii

La dématérialisation de documents a le vent en poupe. Les chiffres parlent d’eux-mêmes : selon serdalAB, le marché global de la dématérialisation a dépassé en France les 2 milliards d’euros dès 2007. La dématérialisation de factures représente à elle seule un marché de 400 millions d’euros en 2009 d’après une étude Markess International. Entre 2008 et 2009, le marché des logiciels et services de dématérialisation des factures a progressé de 21%, et ce malgré la crise.

Il est très aisé de comprendre les raisons d’un tel engouement. La dématérialisation des documents permet aux entreprises de réduire significativement leurs dépenses. Le coût de traitement d’une facture dématérialisée est par exemple divisé par trois. La dématérialisation réduit l’empreinte carbone des entreprises par une diminution de l’usage des transports et du papier. Par ailleurs, celle-ci assure une meilleure traçabilité des courriers et documents, et optimise la réactivité des collaborateurs. Enfin, l’entreprise peut s’affranchir en partie des problématiques liées à l’archivage et au stockage de l’information papier. 

Cependant, de nombreuses entreprises souhaitant mettre le cap sur la dématérialisation sont freinées dans leur élan par la complexité apparente des projets, qui mêlent des considérations technologiques, juridiques, et conduisent parfois à un changement profond de l’organisation et des méthodes de travail des collaborateurs. Aujourd’hui, il existe une multitude d’acteurs sur le marché – éditeurs de logiciels, intégrateurs, cabinets de conseil, tiers archiveurs – proposant une gamme complexe de solutions et de services de dématérialisation. Les entreprises se heurtent ainsi à une véritable nébuleuse de produits, de services et d’interlocuteurs, qui facilite l’amalgame entre GED, EDI, ERP et dématérialisation. Faute de clarté sur les offres et les changements induits, nombreuses sont les entreprises qui abandonnent ou reportent un projet de dématérialisation, malgré ses bénéfices en termes de réduction des coûts et d’optimisation des processus. 
 
Pourtant, il est simple d’en démordre avec la complexité apparente liée à un projet de dématérialisation. La clef du succès d’un tel projet réside dès son amorce et consiste, pour les décisionnaires de l’entreprise, à se poser trois questions essentielles qui permettront par la suite de cibler les bons prestataires de services et les solutions les plus pertinentes :

–    Quels supports l’entreprise souhaite-t-elle dématérialiser ? Factures entrantes, factures sortantes, convocations aux assemblées, documents médicaux, bilans comptables, bordereaux de défiscalisation…?

–    Comment sont actuellement traités les documents que l’entreprise souhaite dématérialiser ? Via une application interne ou externe, manuellement, via une édition automatique ou une solution comptable (SAGE, CEGID…) ou un ERP (SAP) ?

–    Quel est le cadre juridique spécifique à ce projet de dématérialisation ? Identification forte, horodatage, intégrité du document, sécurité… ?

De plus, avant tout engagement, les entreprises doivent exiger de la part des prestataires les preuves de leur mise en conformité avec la législation (intégrité, identité par signature électronique légale, horodatage légal, accès sécurisé aux données). Il est également prudent de demander une période de test afin de vérifier la simplicité de mise en œuvre de la solution pour les collaborateurs, clients, fournisseurs et partenaires. Enfin, l’entreprise doit demander un devis complet incluant la mise en place de la solution, les contrats GTR (Garantie du Temps de Rétablissement), l’obligation de mise à disposition des documents dématérialisés et la GED pour le suivi et le coût du stockage sur une période de 10 ans (voire plus selon la législation en vigueur). 

Une réflexion solide en amont garantit le succès d’un projet de dématérialisation. Identifier clairement les besoins de l’entreprise dès l’amorce du projet permet de se rapprocher des bons interlocuteurs, de choisir une ou plusieurs solutions complémentaires de dématérialisation en adéquation avec le mode de fonctionnement de l’entreprise et d’éviter ainsi les mauvaises surprises à l’arrivée ! Le risque est grand : si l’entreprise fait le choix d’une solution de dématérialisation inadaptée, ce sont ses méthodes de travail, ses processus, ses relations clients et fournisseurs qui peuvent être impactés négativement.