2010 : le Top 10 des résolutions PPM (Project & Portfolio Management)

Par Marie de GAUDEMONT, Responsable Marketing Changepoint, Compuware France

Tous les responsables de projet sont confrontés aux mêmes difficultés: faire plus avec moins, se faire apprécier des autres/être influent, boucler les projets dans les temps et budget, viser la perfection, procéder à certains changements, et tutti quanti. 

En y réfléchissant bien, les informaticiens (et votre entreprise d’ailleurs …) auraient beaucoup à gagner en suivant de bonnes résolutions. Par exemple, perdre quelques kilos superflus (éliminer le trop-plein d’intervenants, de projets, de demandes), gérer les écarts (débordement du projet, ajouts de dernière minute), respecter le budget (le directeur financier n’apprécie guère les surprises…), s’organiser (« prioriser »), être avant-gardiste (en encourageant l’innovation), trouver un travail plus enrichissant (participer aux décisions de l’entreprise), cultiver les amitiés (bonifier les relations professionnelles), etc.

Un plan et la volonté de réussir, c’est tout ce dont vous avez besoin. Bonne nouvelle ! En ce début d’année, je vous donne le plan … Il ne vous reste plus qu’à faire preuve de volonté, ce qui implique aussi de ne pas renoncer au bout de deux semaines !

Voici donc mon Top dix des résolutions pour 2010, présentées simplement, puis traduites en résolutions PPM, profitables à l’entreprise. Même si vous n’en adoptez qu’une ou deux, vous aurez apporté votre contribution à un monde meilleur, ou du moins en ce qui concerne la partie PPM.

Et, puisque l’esprit de Noël est encore un peu parmi nous, la séance de coaching est offerte ! Vous comprendrez pourquoi après avoir lu le point 10…

Voici ces résolutions (peu importe l’ordre) :

1.    PERDRE DU POIDS ET S’ENTRETENIR.

Dans votre cas :

•    Pourquoi: débarrasser les projets et les applications de leurs éléments inutiles. Ne garder que les applications et les projets valorisants. Obtenir un portefeuille équilibré.

•    Comment: analysez votre portefeuille. Combien de systèmes de saisie du temps, de facturation ou autres utilisez-vous ? Eliminez les projets redondants ou inutiles qui n’apportent plus de valeur ajoutée à votre activité.

2.    S’EN TENIR AU BUDGET.

Dans votre cas :

•    Pourquoi: respecter vos engagements. Assurer un suivi du portefeuille en temps réel de manière à pouvoir rendre compte en temps voulu.

•    Comment: ayez recours aux processus et outils de gestion. Mettez en place un processus de gestion de projets durable afin de pouvoir respecter les délais et les budgets. Et ne vous lancez pas dans une tâche que vous ne pourrez pas terminer…

3.    CULTIVER LES BONNES RELATIONS.

Dans votre cas :

•    Pourquoi: construire de meilleures relations professionnelles. Apprendre à connaître vos clients (en interne et à l’extérieur) pour définir le mode de communication le mieux adapté.

•    Comment: impliquez vos clients. Ne prenez pas de décisions d’investissement importantes de manière isolée et faites le nécessaire pour savoir si vos clients sont satisfaits.

4.    RÉDUIRE LES DETTES.

Dans votre cas :

•    Pourquoi: réduire les coûts. La maîtrise de vos dépenses, toutes tâches confondues, vous permettra de prendre les bonnes décisions quant aux restrictions nécessaires.

•    Comment: gérez à la fois les questions stratégiques et opérationnelles. Mettez en œuvre un processus durable de  « priorisation » des tâches, d’attribution des ressources et de suivi des prestations rendues. Et ne négligez pas le travail extérieur aux projets, qui représente finalement la plus grande part de votre budget !

5.    TROUVER L’ÂME SŒUR.

Dans votre cas :

•    Pourquoi: savoir s’entourer des meilleurs. La réussite d’un service ou d’une entreprise dépend de sa capacité à trouver et à garder les personnes les plus compétentes et les plus productives.

•    Comment: donnez satisfaction à votre personnel. Ayez conscience de vos besoins en matière de ressources – maintenant et à l’avenir – et du travail que chacun peut ou non prendre en charge.

6.    ARRÊTER DE FUMER.

Dans votre cas :

•    Pourquoi: éliminer les mauvaises habitudes. Avec le temps, les entreprises comme les individus développent de mauvaises habitudes. Prendre des décisions d’investissement à la légère n’en est qu’un exemple.

•    Comment: créez un plan d’investissement. Il est très facile de tomber dans le piège du “On procède ainsi depuis toujours”. Des critères de décision transparents permettent de parvenir à un accord sur la manière dont les ressources sont investies.

7.    TROUVER UN TRAVAIL PLUS ENRICHISSANT.

Dans votre cas :

•    Pourquoi: l’IT est stratégique pour l’entreprise. Vous devez avoir votre place parmi les décisionnaires afin de rendre compte de l’importance des technologies dans la réussite de l’entreprise.

•    Comment: ayez une bonne visibilité sur l’organisation. Soyez conscient des compétences, des capacités, des priorités et du potentiel de votre entreprise. Aidez vos homologues à tirer le meilleur profit de leurs investissements IT.

8.    ÊTRE AVANT-GARDISTE.

Dans votre cas :

•    Pourquoi: encourager l’innovation. Consacrer du temps et des ressources à l’innovation (avec des plages réservées à cet effet sur votre agenda). N’oubliez pas que ce sont les projets innovants qui définissent la valeur de l’IT pour l’entreprise.

•    Comment : équilibrez vos dépenses. En gardant le contrôle de vos dépenses, vous pourrez investir davantage dans les projets stratégiques.

9.    S’ORGANISER.

Dans votre cas :

•    Pourquoi: être organisé. Même si, pour ce faire, il faut investir du temps en amont, ces efforts s’avèrent extrêmement payants par la suite.

•    Comment: utilisez des indicateurs clés (KPI) pour surveiller la performance. Adoptez une approche stratégique et structurée  pour décider et planifier vos investissements IT. Ce qui n’est pas mesurable n’a du reste que peu d’importance.

10.    ÊTRE VOLONTAIRE ET SERVIABLE.

Dans votre cas :

•    Pourquoi: aider l’entreprise, c’est vous aider vous-même. Ce point, qui dérive naturellement des neuf premiers, est probablement le plus important. N’oubliez pas que ceux qui donnent reçoivent en retour.

•    Comment: Donnez de vous-même. Pour devenir indispensable au sein d’une entreprise, il faut souvent aller au-delà de ses attributions, aider les autres et proposer des solutions à la fois salutaires et créatives « pour rien ». Si vous prenez cette habitude, vous verrez que vous-même – et votre service – en récolterez les fruits.

Voici donc le plan de résolutions PPM promis. Maintenant, à vous de jouer ! Profitez des avantages que cela vous apportera dans votre vie personnelle et professionnelle.

Décidez de vous améliorer, vous serez surpris du résultat…