Par François Lacas, Responsable Marketing & Communication ITESOFT
Quelques chiffres d’abord
- Selon The Byline Research Group, 96 % du processus de traitement des factures nécessite une saisie manuelle à partir de documents papier et le cycle de gestion d’une facture dure en moyenne 12 jours.
- 25 % des factures sont payées en retard.
- Un seul employé de la comptabilité fournisseurs est amené à gérer en moyenne 70 factures par jour.
Constat d’autant plus préoccupant que la Loi de Modernisation de l’Economie, et plus particulièrement son volet « Réduction des Délais de Paiement » a introduit de fortes pénalités pour le client en cas de retard de paiement. Dans ces conditions, il est facile d’imaginer le coût de main-d’œuvre associé à ce processus administratif. Un traitement lent des factures empêche souvent les entreprises de profiter des opportunités de remises sur paiements anticipés.
En fait, AdStream Advisors a montré qu’une entreprise est incapable de saisir entre 50 et 60 % des opportunités de remises sur paiement anticipé, car le service de comptabilité fournisseurs ne peut traiter et payer une facture dans le délai de validité de la remise potentielle.
L’Aberdeen Group a établi que de nombreuses sociétés continuant de traiter manuellement les factures, manquent en réalité de visibilité sur le processus de gestion comptable des fournisseurs. Étant donné que les entreprises s’efforcent de limiter le risque dans un environnement complexe et évoluant rapidement, ce manque de visibilité constitue un réel handicap. Il entraîne souvent une incapacité des entreprises à identifier promptement les erreurs de facturation, les trop-payés, les remises non réclamées et d’autres informations liées aux transactions.
Le traitement manuel peut également engendrer d’autres problèmes et inefficacités, avec pour corollaire un certain nombre de «maux critiques». Les quatre principaux maux résident dans : la résolution des écarts (prix, quantité) ; la gestion d’approbation ; la saisie de données et le rapprochement avec les bons de commande ou les bordereaux de réception de marchandises%uF082. Pour exemple, Le traitement des factures Business to Business papier coûte 35 milliards d’euros chaque année en France. La dématérialisation et la facturation électronique permettraient de réaliser une économie récurrente de l’ordre de 20 milliards d’euros par an.
L’automatisation, un gage de productivité et d’efficacité
Donc, de nombreuses entreprises envisagent l’automatisation comme un moyen de résoudre les problèmes associés au traitement manuel des factures, et en définitive, d’améliorer l’efficacité. Typiquement, 40% des entreprises interrogées ont opté en 2008 pour la dématérialisation des factures fournisseurs papier. De même, 89% des entreprises interrogées sont motivées par l’automatisation des processus comptables et financiers. L’automatisation peut se traduire par une réduction des coûts de 60 %, une perspective séduisante pour de nombreux services de comptabilité.
Se poser les bonnes questions
Quelles questions les entreprises doivent se poser lorsqu’elles envisagent d’acquérir une solution de saisie automatique des données ?
La question la plus fréquente concernant la reconnaissance optique des caractères (ROC) est la suivante : « Quel est le taux de fiabilité de votre solution en ce qui concerne la reconnaissance optique des caractères ? » La réponse est simple et invariable : « Plus de 99 % ».
Mais que signifie vraiment cette réponse ? Pas grand-chose, car la grande majorité des solutions de numérisation reposant sur la reconnaissance optique des caractères s’appuie aujourd’hui sur les mêmes algorithmes fondamentaux, fournis par les deux principaux développeurs de moteurs OCR, Abbyy (FineReader) & OmniPage.
Ceci implique que la plupart des systèmes dits « intelligents » peuvent reconnaître la quasi-totalité des polices de caractères, en garantissant un haut niveau d’exactitude.
Certaines applications sont même capables de recréer une image fidèle de la page originale scannée, reproduisant les images, la disposition des colonnes et d’autres éléments non textuels. Par conséquent, la fiabilité de la reconnaissance optique des caractères ne peut être considérée comme le critère le plus pertinent pour faire la différence entre plusieurs solutions de saisie automatique. Toutes se valent efficacement sur ce point. Quelles autres fonctionnalités ces solutions doivent-elles alors proposer ? Et comment ces fonctionnalités sont-elles assurées ? Les critères permettant réellement de définir la solution de saisie automatique idéale résident dans ces deux questions simples
L’exactitude des données
La première question est la suivante : « Quel sera le degré d’exactitude des données saisies lorsque celles-ci seront intégrées dans mon application professionnelle ? ».
Ici, le problème ne concerne pas la capture des données, mais la validation de celles-ci pour la solution ERP de l’utilisateur et le rapprochement des données avec les informations fournisseurs (coordonnées, numéro de TVA, bon de commande, etc.), ceci afin de minimiser les corrections et les tâches de validation nécessaires après import des données.
Si le taux de fiabilité de la saisie automatique est supérieur à 99 %, l’étape de validation est bien celle qui détermine l’efficacité de la solution. C’est cela qui doit concentrer l’attention d’une entreprise envisageant la mise en œuvre d’un projet de dématérialisation.
La validation
D’abord, une étape de validation « interne » permet d’effectuer des contrôles sur les données saisies à partir du document et de vérifier ainsi des éléments tels que le format de la date et la période mentionnée, le prix unitaire multiplié par la quantité, ainsi que l’exactitude du total des lignes d’article par rapport au sous-total, etc. Le second type de validation est dit « externe ». Il consiste à analyser les données saisies en les rapprochant des informations contenues dans le système ERP de l’entreprise. Ceci permet de s’assurer que les données capturées n’introduisent pas des écarts. Parmi les contrôles effectués à cette étape, citons par exemple la vérification de l’existence réelle d’un fournisseur ou la validation d’un bon de commande ou d’un numéro de TVA pour un fournisseur donné.
Les gains de productivité
Après avoir obtenu des réponses à la question de la validation, la question suivante est : “« Quel gain d’efficacité global puis-je espérer obtenir en pourcentage ? » En d’autres termes : « Dans quelle mesure cette solution est-elle avantageuse pour moi ? ».
89% des entreprises interrogées par Markess International ont constaté ou estimé un Retour Sur Investissement inférieur à 18 mois sur leur projet de dématérialisation des factures. D’autre part, l’expérience a montré que les clients réduisent en moyenne de 50 à 60 % l’intervention manuelle liée au traitement des factures au sein de leur entreprise. Ainsi, par exemple, un client employant au départ 10 personnes à la saisie et à la validation manuelles des factures et décidant de mettre en œuvre une solution d’automatisation adaptée, peut redéployer 6 de ces employés sur des tâches plus stratégiques.
D’après une étude ITESOFT réalisée auprès de clients utilisant la démat
