Le Contexte
Le groupe Casino est un acteur majeur sur le marché de la Grande Distribution. Aujourd’hui le groupe possède environ 10 000 magasins répartis dans 11 pays et emploie près de 200 000 salariés pour un chiffre d’affaire de 22,5 millions d’euros en 2006. Le siège social, berceau historique du groupe, est situé à St-Etienne et emploie quelques 3000 salariés. Le service Informatique a profité du déménagement du siège social en 2007 pour réorganiser et rationaliser les moyens d’impressions.
C’est dans ce contexte que RTE Network est intervenu pour intégrer la gestion du média fax au sein de ce projet d’envergure. Avant la mise en place de FaxBox Corporate, les collaborateurs du Groupe Casino travaillaient avec environ 120 télécopieurs répartis dans les différents services. Le fax était un poste assez coûteux pour Casino : maintenance des télécopieurs, toners fax, papier,… tout cela revenait à environ 400 000 € par an.
La Solution
Xavier Mounard, de la direction Télécommunications & Moyens Utilisateurs s’est occupé de la partie télécopie du projet. Il a recommandé la mise en place de FaxBox Corporate, solution d’envoi et de réception de fax par email.
FaxBox Corporate est très simple à mettre en place, et ne nécessite pas d’installation compliquée sur les postes utilisateurs. Une fois enregistrés, les utilisateurs peuvent immédiatement faxer à partir de leur PC. Il est possible de déployer une imprimante virtuelle pour pouvoir faxer à partir d’une application ou d’un document Office.
C’est une solution qui s’adapte aux besoins des utilisateurs : fax personnels, fax de groupe, fax à partir d’un multifonction, tout est paramétrable.
« Le but du projet était de mettre à disposition de nos collaborateurs des plates formes d’impression multi-fonctions imprimante / copieur / fax / scanner. Le projet fax s’inscrit donc dans un projet global de rationalisation des moyens d’impression pour lequel nous avons mis en place 128 MFP HP (Multifonctions) répartis dans le nouveau bâtiment. Il suffit aux utilisateurs de s’authentifier avec leur badge sur le MFP pour pouvoir utiliser n’importe quelle station d’impression », explique Xavier Mounard. « L’intégration de la solution Fax avec les MFP était un aspect essentiel du projet auquel FaxBox Corporate répondait parfaitement », ajoute-t-il.
Aujourd’hui, les 120 télécopieurs du Groupe Casino ont été remplacés par 160 fax virtuels, les télécopies arrivent généralement dans des boîtes emails dédiées au fax, avec un responsable du fax de groupe qui se charge de les « dispatcher » par email vers le destinataire final. Sur les 3000 salariés du siège, 2200 utilisateurs bénéficient de cette solution.
La Solution
2200 utilisateurs
160 n° de télécopies
Envoi à partir des multifonctions HP avec authentification via un badge
Principaux Bénéfices
Economies : la mise en place du projet FaxBox Corporate a permis au groupe Casino de réduire ses coûts liés au fax par 3. Le budget est passé de 400 000 €/an à 130 000 €/an.
« Nous avons choisi de n’imprimer aucun fax systématiquement, explique Xavier Mounard. Du coup nos économies de papier se comptent en tonnes ! La solution a été rentabilisée en 6 mois ».
Gain de temps : les utilisateurs sont ravis, surtout ceux qui utilisent beaucoup de fax. Ainsi, au service achats, certaines personnes reçoivent plus de 200 fax par jour. Recevoir les fax directement dans une boîte email leur fait gagner beaucoup de temps. De même, pour émettre un fax, ils n’ont plus besoin de l’imprimer puis de se déplacer jusqu’au télécopieur, les fax sont envoyés en quelques clics !
Confort d’utilisation : les fax reçus via FaxBox Corporate sont de meilleure qualité que les fax papier. De plus, en un clic, les utilisateurs peuvent les stocker sur leur disque dur, ou les renvoyer par email à un autre utilisateur, ils gagnent du temps et sont plus efficaces.
Fluidité de l’information : avant FaxBox Corporate, le fax était un document papier et pour partager l’information, il fallait photocopier le fax et le faire transiter par le service de courrier interne. Maintenant les fax sont des documents électroniques qui sont partagés par email en un clic de souris.
Confidentialité : FaxBox Corporate permet aux utilisateurs qui en ont besoin de disposer d’un numéro de télécopie personnel pour recevoir les fax directement dans leur boîte email. Ainsi, le service RH d’est doté d’un numéro de fax supplémentaire pour recevoir des informations confidentielles.
Archivage numérique : tout le trafic fax est archivé en ligne sur un extranet sécurisé. Ainsi, en fonction de leurs droits, les utilisateurs peuvent consulter les fax émis et reçu par eux ou par leur service. Pour retrouver un fax, inutile de fouiller dans des archives papier, une recherche sur l’extranet par date ou par expéditeurs ne prend que quelques secondes.
« Il était important que les utilisateurs ne soient pas trop déstabilisés par la nouvelle organisation des moyens d’impression. Pouvoir faxer un document papier à partir du MFP a ainsi rassuré ceux qui avaient l’habitude d’utiliser les télécopieurs », Xavier Mounard, direction Télécommunications
Plus d’infos sur www.faxbox.com
